Ratkaistaan: Miten organisaation data otetaan käyttöön päätösten tueksi?

Kaikenlaista dataa tietenkin käytetään jo päätöksiin, ja sitä on monessa eri muodossa. Karkeasti voidaan sanoa, että tieto on rakenteellista tai rakenteetonta. Kun data on rakenteellista, se on yleensä helposti käytettävissä ja taasen rakenteeton ei vastaavasti sitä välttämättä ole. Nimensä mukaan rakenteellinen data on jaoteltu selkeästi tiedon mukaan eli esimerkiksi kuten Excel-taulukko. Rakenteeton vastaavasti voi olla vaikka kirjoitettua tekstiä tai jopa ihmisen omaa tietämystä. Oli tieto sitten missä muodossa vain, niin aika usein kuitenkin ei osata tai tiedetä käyttää kaikkia mahdollisia lähteitä päätöstenteossa tarvittaviin tietoihin. Yksi käytetty jaottelu voisi olla seuraavanlainen tässä prosessissa:

1. Tavoitteiden määrittäminen
2. Tietolähteiden tunnistaminen
3. Tiedonkeruu
4. Tiedon yhdistäminen
5. Tiedon muokkaaminen ja jalostaminen
6. Tiedolla johtaminen

Seuraavassa käydään läpi yksi tällainen tapaus, jossa tietoja yhdistelemällä saadaan tietoa eri lähteistä päätöksentekoon.

Tavoitteiden määrittely

Tilojen käyttö on useassa yrityksessä tärkeää rahan arvoista tietoa. Kiinteistöt, jotka ovat suuri kuluerä organisaatioille, ja niiden käyttöasteen optimisoinnilla, voidaan parantaa käytön tehokkuutta ja saada jopa säästöjä. Satakunnan ammattikorkeakoulu (SAMK) ei ole tässä tilanteessa poikkeus. Opetusryhmien koot vaihtelevat suuresti ja toteutustavat myös. Toteutustapoja on pääsääntöisesti kolme: lähiopetus, etäopetus ja näiden yhdistelmä eli hybridi. Toteutustapojen lisäksi tilojen vaatimuksia määrittelevät opiskeltavien aiheiden tarpeet.  SAMKin tapauksessa tilojen käytön avulla voidaan tavoitella useita eri asioita. Käyttömäärien avulla voidaan esimerkiksi tarkastella ylipäätään luokkatilojen käyttöasteita, työjärjestysten tekoa avustava tieto ja kampusravintolan potentiaalisten asiakkaitten määrää.

Tietolähteiden tunnistaminen ja tiedonkeruu

Tavoitteiden määrittelyn pohjalta lähdetään miettimään mitä tietoja on saatavissa ja miten ne saadaan käyttöön. SAMKin tilanteessa tarvittavat tiedot ovat kolmessa eri järjestelmässä. Työjärjestystiedot ovat TimeEdit-järjestelmässä ja ryhmien opiskelijamäärät ovat Peppi-järjestelmässä, joita tässä tavoiteltavassa tilanteessa tarvitaan. Näiden lisäksi tarvitaan tiedot tiloista.

Kahdesta ensimmäisestä saadaan tarvittavien lähteiden tiedot ovat saatavissa REST API -rajapinnan kautta, joita on yleensä nykyisiin tietojärjestelmiin saatavilla. Tilatiedot ovat omassa Excel-taulukossa. Keruutavan päättämisen jälkeen pitää päättää minne dataa kerätään. Yleensä tällaisia raportointitarpeita varten omia erillisiä tietovarastoja, joihin rakennetaan oma tietorakenne raportointitarkoitusta varten. Tähän tietovarastoon sitten esimerkiksi voidaan näiden REST API -rajapintojen avulla siirtää tarvittava tieto. Tietoa voidaan käyttää tietenkin suoraankin tietojärjestelmistä, joissa se sijaitsee, mutta laajemmissa raportointitarpeissa oman tietovaraston luominen on suositeltavaa.

SAMKin tapauksessa päätettiin ottaa tietovaraston alustaksi Microsoft Azure Data Platform. Tämä kokonaisuus pitää muun muassa sisällään tietovarastojen rakentamisen tarvittavat työkalut, tiedonsiirtoon ylipäätään ja tiedon käsittelyyn. Vastaavia ympäristöjä on useita ja aika usein voi riittää pelkkä tietokanta ja tarvittavat työkalut, joilla tietoa siirretään ja muokataan.

Tiedon yhdistäminen, muokkaaminen ja jalostaminen

Tietoja yhdistetään tietorakenteessa tarvittavien tarpeiden mukaan. SAMKin tarpeiden mukaan tietorakenteessa pitää olla tiedossa työjärjestys, jossa tietoina: päivämäärä, kellonaika, toteutuskoodi, ryhmäkoodi, tilakoodi ja toteutustapa. Ryhmistä pitää olla tietoina: ryhmäkoodi, toteutuskoodi ja toteutukselle hyväksyttyjen lukumäärä. Tiloista seuraavat tiedot: tilakoodi, istumapaikkamäärä ja tilan käyttötarkoitus.

Tiedon saaminen tietovarastosta sellaiseen muotoon, jotta se on hyvin saatavissa luettavaksi ja käytettäväksi vaatii oman sovelluksen. SAMKin tilanteessa valittiin välineeksi Microsoft Power Bi. Muita vastaavia tuotteita on esimerkiksi Tableau ja Qlik Sense. Näissä sovelluksissa on rakennettu ominaisuuksia, joilla voidaan tarpeen mukaan tietoja jalostaa tai muuttaa. SAMKin tapauksessa lähdeaineisto oli sen laatuista, ettei suuria muutoksia tarvitse tehdä. Tämän lisäksi tietenkin saadaan rakennettua itse raportteja erilaisilla visuaalisilla elementeillä.

Tiedolla johtaminen

Näiden kolmen eri tietolähteen avulla saaduista tiedoista voidaan sitten lähteä tekemään itse tiedolla johtamista tai käytetään ylipäätään tietoa päätöksentekoon. Ennen tuotantokäyttöä on tietenkin varmistettava se, että tieto on oikeellista ja että raportteja tehdessä niihin ei ole tullut virheitä. Tietojen määrästä riippuen, voi tämä varmistaminen olla isokin työ, mutta se on tehtävä huolella, ettei virheellisestä aineistosta tehdä vääriä päätöksiä.

Näillä tiedoilla, mitä tässä tällä ratkaisulla tehtiin, voidaan saada selville:

• Miten paljon mitäkin tilaa tarvitaan ja voidaanko tällä tiedolla esimerkiksi jonkin tilan käyttötapaa muuttaa.
• Työjärjestyksiä tehdessä saadaan raportin avulla tiedot mikä tila toteutukselle sopii ja onko se kyseisenä päivänä vapaana.
• Kampusravintola saa tiedon siitä, mikä on potentiaalinen ruokailijamäärä, jotta voidaan välttää mahdollisimman hyvin ruokahävikkiä.

Kun tavoitteet on saavutettu alkaa jatkokehittäminen. Tämä mahdollinen jatkokehittäminen on hyvä pitää jo mielessä, kun aloittaa rakentamaan tiedolla johtamiseen tarkoitettavaa kokonaisuutta. Jos kokonaisuutta on mietitty hyvin jo alkutilanteessa, on sitä helpompi ryhtyä laajentamaan ja parantelemaan.

Tiesitkö tämän?

• Tiedolla johtamisen keskus BIC auttaa yrityksiä tiedolla johtamisessa konkreettisin keinoin työpajojen, webinaarien ja erilaisten hankkeiden toimenpiteiden avulla.
• Esimerkiksi Tiedolla johtamisen edelläkävijä -hanke hakee nyt yrityksiä pilotointivaiheeseen, jossa tiedolla johdetaan yritysten tarjoamalla datalla ja osoitetaan sen hyödyntämisen potentiaali.