Datalla on monta käyttöä

Datan hyödyntämisen tavat

Tilastokeskuksen (2020) mukaan liiketoiminnassa hyödynnetään dataa yleisimmin tutkimus- ja kehittämistoiminnassa, tuotteiden ja palveluiden kehittämisessä ja parantamisessa sekä tuotantoprosessien hallinnassa, myynnissä ja markkinoinnissa. Data voi olla kauppatavaraa itsessään, mutta Tilastokeskuksen mukaan datan osto- ja myyntimäärät ovat Suomessa vielä pieniä. Datalla käydään usein vaihtokauppaa. Avointa dataa on myös tarjolla, kylläkin rajoitetusti.

Eri lähteistä kerättyä asiakasdataa käytetään asiakastuntemuksen lisäämiseen, palvelumuotoiluun ja palveluiden digitalisointiin. Data on digitaalisen toiminnan raaka-ainetta ja ohjelmistokehityksen peruselementti. Nykypäivänä on pyritään siihen, että digitaalinen toiminta maksimoi asiakastiedon keräämisen asiakkaan kanssa tehtyjen sopimusten ja eettisten periaatteiden rajoissa.

Laitteistojen tuotantoprosesseista keräämän datan hyödyntämisellä on usein taloudellista merkitystä. Energiataloudellinen optimointi perustuu tiedon hyödyntämiseen ja sen perusteella tehtyihin päätöksiin. Tehdastuotannossa kriittisten osien kuluminen osataan historiadataa hyödyntämällä ennakoida, jolloin vältytään osan rikkoitumiselta ja tuotannon keskeytymiseltä. Joskus data muuttaa toimialaa radikaalisti: kun laivojen kulkureitit optimoitiin säädataa hyödyntämällä, polttoaineen kulutusta pystyttiin vähentämään niin paljon, että se mullisti merenkulun kulurakenteen ja logistiikan pysyvästi.

Datan jakelujärjestelmä voi olla tuote tai palvelu. Ohjelmointirajapinnat ovat dataliiketoiminnan näkökulmasti hyviä kauppapaikkoja. Dataa tai siihen liittyviä palveluita voidaan jakaa tehokkaasti datan hyödyntäjille maksua vastaan. Esimerkkinä tästä on verkkokauppojen käyttämän maksukanavan ja siihen liittyvien palveluiden jakelu ohjelmointirajapinnalta.

Datan hyödyntäminen ja dataliiketoiminta yhdistävät historiassa kaksi erillään ollutta divisioonaa: IT:n ja liiketoiminnan. Dataliiketoiminnan täysipainoinen toteuttaminen vaatii ryhmän erilaisilla ominaisuuksilla varustettuja ihmisiä. Kun datan kerääminen ja säilyttäminen vaativat suurta huolellisuutta ja tarkkuutta, datan hyödyntäminen ja yhdistäminen on sen sijaan luovaa ja mielikuvituksen käytön sallivaa. Onko moderni tietohallintojohtaja myös dynaaminen ja luova liiketoiminta-ajattelija? Vaihtoehtona on  perustaa tietojohtajan CDO/CAO -tehtävä, jonka haltija miettii datan hyödyntämistä liiketoiminnassa ja vastuu ICT-infrasta jää CIO:lle.

Datastrategia ja ekologisuus

Datan määrä kasvaa koko ajan, koska sitä kertyy lähes kaikista digitaalisista toiminteista. Kaiken datan säilyttäminen, prosessointi ja laskenta saattavat koitua ekologiseksi taakaksi, kun tarpeettomat prosessit vievät sähköä. Onneksi on myös resurssiviisautta: datasalien lämpöä johdetaan kaukolämpöön. Tärkeintä on kuitenkin suunnitella datan hyödyntämistä ja välttää tarkoituksetonta prosessointia ja laskentaa. On tehtävä valintoja siitä, mikä data tukee parhaiten liiketoimintaa ja sen seurantaa, johtamista ja kehittämistä.

Datastrategia kertoo minkälaista dataa organisaation liiketoimintamalli tai toimintamalli tarvitsee nyt ja tulevaisuudessa. Datastrategian pohjalta määritellään mistä ja miten dataa kerätään, miten sitä säilytetään, analysoidaan, visualisoidaan ja jaetaan organisaatiossa. Datastrategia ohjaa järjestelmäarkkitehtuuria ja tietoarkkitehtuuria. Myös kokonaisarkkitehtuurityö on nykypäivänä äärimmäisen tärkeää, koska data kulkee läpi organisaation.

Tiedolla johtaminen

Tiedolla johtamisella luodaan selkeä, informatiivinen ja totuudenmukainen kuvaus organisaation toiminnasta ja johdetaan toimintaa tiedon analyysin mukaisesti. Mitä enemmän organisaation toiminnot ovat hajautuneet erilleen suuren tuotemäärän, eri toimipisteiden tai toimintojen kesken, sitä vaikeampaa on luoda kokonaiskuva toiminnasta ja seurata kehitystä mittarein. Hyvällä liiketoimintatiedon keräämisellä, hallinnalla, analyysillä ja visualisoinnilla pystytään kuvaamaan myös monimutkaista liiketoimintaa. Dataintegraatioilla voidaan automatisoida datan päivittyminen ja pitää tietotuote päivitettynä.

Valmiin raportin tai tietotuotteen laatu riippuu ratkaisevasti sen luomiseen käytetyn datan laadusta. Datan hallinnasta on tehtävä organisaatiolle hyvät käytänteet ja periaatteet, joita noudatetaan (data governance). Dataan liittyvät työtehtävät kirjataan myös työkuviin eri puolilla organisaatiota ja siten data tulee osaksi jokapäiväistä työtä. Datan omistajuus ja käyttöoikeudet on määritelty IT-järjestelmistä tehdyissä kauppasopimuksissa. Järjestelmiä ostettaessa on syytä varmistua järjestelmistä kertyvän datan omistajuudesta ja saatavuudesta.

Dataliiketoiminnan haasteet

Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisun (2021:3) Datapohjaisen arvonluonnin strategiset vaihtoehdot mukaan suomalaiset yritykset (n=13) uskoivat lujasti siihen, että vaikka datan hyödyntämisessä on omat ongelmansa ja kustannuksia saattaa tulla alkuvaiheessa enemmän kuin tuloja, datan hyödyntäminen liiketoiminnassa on hyödyllistä ja kannattavaa pitkällä tähtäimellä. Suurimmat haasteet liittyivät suureen työmäärään, suuriin kustannuksiin ja järjestelmien räätälöinnin kalliuteen. Kun datan keräämiseen, hallintaan ja analyysiin liittyvistä alkuinvestoinneista päästään eteenpäin, nousee dataa hyödyntävien hankkeiden kannattavuus. Suurin tiedolla johtamisen ongelma taitaa kuitenkin olla se, että tietoa ja dataa ei hyödynnetä riittävästi.

Tekstin on asiatarkastanut DAMA Finland ry:n puheenjohtaja Sami Laine.

Lähteet:
Tilastokeskus (2020) https://www.stat.fi/til/inn/2018/inn_2018_2020-04-23_kat_015_fi.html
Paavola, Heli; Seppänen, Marko; Eloranta, Ville (2021-01-20). Datapohjaisen arvonluonnin strategiset vaihtoehdot. https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/162669