Esittelyssä SAMKBotti

SAMKBotti käynnistää saamiensa ohjeiden mukaan erilaisia botteja, eli automatisoituja työtehtäviä järjestelmäympäristössä (LOKI, TimeEdit jne). Ohjelmistorobotiikka jäljittelee ihmisen toimintaa tietokoneen käyttäjänä; tämän voi helposti havaita, kun seuraa sivusta botin toimintaa tietokoneella.

SAMKBotti työskentelee 24/7/365. Iso osa botin töistä tulee tehdyksi öiseen aikaan. Yksi ajastettu tehtävä voi kestää puolesta minuutista aina useisiin tunteihin asti. Botit ajastetaan mahdollisuuksien mukaan yöaikaan tehtäväksi, koska RPA-palvelimelle ei saa kirjautua esimerkiksi määrittelytyötä tekemään botin ollessa käynnissä.

SAMKin botit on laadittu UiPath –järjestelmällä, joka on yksi johtavia ohjelmistorobotiikkaratkaisuja globaalissa mittakaavassa. SAMKin ohjelmistorobotiikkatyötä koordinoidaan RPA-nyrkissä, jossa on edustus johdosta, ICT:stä, opetuspalveluista sekä käytännön opetusprosessista.

SAMKBotin aika kuluu mm. seuraavien prosessien hoitamiseen, osa päivittäin ja osa harvemmin.

• toteutusten reaalisen opiskelijamäärän laskentaa työaikasuunnittelun tarpeisiin
• kampusravintoloiden asiakasmäärien ennakointi
• datan haku Vipusesta SAMKin tiedolla johtamisen tarpeisiin
• erinäiset LOKIssa olevien järjestelmäpuutteiden paikkaustehtävät
• ilmoittautuneiden määrän laskenta, esimerkiksi SAMK-opintojaksojen toteutukset tai CampusOnline –kurssit
• toteutussuunnitelmien tarkastaminen
• arviointitilanteen tarkastaminen
• ilmoittautumistilanteen tarkastaminen
• valintakurssien suoritustietojen vientiä Excelistä LOKIin
• satunnaisia tiedonsiirtotehtäviä, esim. viimeksi päivitettiin SAMKin opiskelijoiden koulusivistyskieli Excelistä LOKIin
• polku- ja väyläopiskelijaryhmien etenemisen seuranta erillishaun ennakointia varten
• varmuuskopiointia siellä missä sitä ei muutoin pystytä järjestämään
• edellä mainittujen lisäksi on yksittäisiä ja omalta läppäriltä käsin käynnistettäviä botteja pienempiin ja henkilökohtaisempiin tarpeisiin
• työ alla on ollut jo pitkään ”Ahotointiautomaatti”, joka nimensä mukaisesti hoitaisi ison osan ahotoinnin käsityöstä
• lisäksi työn alla on useampi uusi botti, joista myöhemmin lisää

Ohjelmistorobotiikkaan perehtyminen alkoi SAMKissa noin kaksi vuotta sitten ja olemme vähitellen päässeet tilanteeseen, jossa ohjelmistorobotiikalla alkaa olla positiivisia vaikutuksia niin toiminnan tehokkuuteen kuin tuottavuuteenkin.

SAMKBotti on myös saanut tehtäväkseen sellaisia isoja ja aikaa vieviä rutiinitehtäviä, jotka on aiemmin tehty ihmisten toimesta: tämä on epäilemättä lisännyt työtyytyväisyyttä, kun tuon vapautuneen ajan on voinut käyttää muihin työtehtäviin. LähiTapiolan lahjoittama 100.000€ summa SAMKin ohjelmistorobotiikan kehitykseen on toiminut merkittävänä kasvusysäyksenä vuoden 2021 aikana. Lisäksi olemme käynnistäneet hankkeita, joissa alamme perehdyttää alueen yrityksiä ja työnantajia ohjelmistorobotiikan käyttöön.

Ohjelmistorobotiikka opetuksessa

Ohjelmistorobotiikka on jo tullut osaksi SAMKin opetusta. Olemme tehneet UiPathin kanssa Academic Alliance –sopimuksen, joka mahdollistaa meille ilmaiset opetusmateriaalit ja opetuskäyttöön tarkoitetut ohjelmistolisenssit.

Tietojenkäsittelyn tutkinto-ohjelmassa on jo tehty ensimmäiset toteutukset, Johtaminen ja palveluliiketoiminta (yamk) ja liiketalous liittyvät joukkoon ensi vuonna. Lisäksi aiheesta on valmistunut jo muutamia SAMKin opinnäytetöitä.

Onko sinulla botti-ideoita?

Uuden botin tekeminen lähtee liikkeelle ideasta. Seuraavaksi idea pitää kuvata prosessina, jossa toimii ohjenuorana oheinen SAMKin RPA-prosessin kaavio. Tämä on kokemuksen mukaan kaikkein työläin ja samalla merkittävin vaihe, jonka päämääränä on kuvata automatisoitava asia prosessina sen perusteella, miten kyseinen asiakokonaisuus nyt tehdään ”ihmisprosessissa”. Lopuksi jääkin sitten enää tehtäväksi ohjelmistorobotiikan määrittely ja automaation rakentaminen sekä ajastaminen SAMKBotille tehtäväksi.

Automatisointiin sopivat parhaiten rutiininomaiset, aina samanlaisina toistuvat ja tietojärjestelmissä tapahtuvat tehtävät. SAMKBotti ei osaa ajatella eikä ”järkeillä”, mutta tiettyjä sääntöjä se pystyy noudattamaan ja tekemään sille ennalta ohjeistettuja valintoja erilaisissa pulmatilanteissa.