Digiakatemia 2.0
Digitalisaatio muuttaa kuntien toimintaa kaikilla sektoreilla, ja tulevaisuuden kehityshaasteet liittyvät läheisesti digitalisaatioon. Kunnat tarvitsevat osaajia, jotka ymmärtävät teknologiaa, strategisia tavoitteita ja käytännön prosesseja, ja pystyvät arvioimaan digitalisaation potentiaalia eri näkökulmista.
Digiakatemia 2.0 vastaa tähän tarpeeseen kouluttamalla kaupungin henkilöstöstä digitalisaation asiantuntijoita, jotka edistävät digitalisaation käyttöönottoa ja toteuttavat digitalisaatiohankkeita. Koulutuksen tavoitteena on kehittää henkilöstön kykyä ymmärtää ja kehittää organisaation prosesseja sekä tukea strategian toteutusta. Hanke tukee digistrategian omaavia kuntia lisäosaamisella ja auttaa laatimaan digistrategioita niille, joilla sitä ei vielä ole, tuoden konkreettisia kehitysaihioita. Lopputuloksena on, että mukana olevissa kunnissa syntyy konkreettisen kehittämistyön kautta osoitettua digitalisaation osaamista.
Digiakatemia 2.0 koulutus antaa hyvät lähtövalmiudet suunnitella, ohjata, toteuttaa ja mitata organisaation digitalisaation edistymistä ja siihen kuuluvia digiprojekteja. Luoda kunnille digistrategiaa tai toteuttaa jo luotua digistrategiaa. Tätä tukee osaamisen kasvattaminen, joka mahdollistaa koulutuksen jälkeen tunnistaa digitalisaatiokohteiden kandidaatteja ja arvioida niitä digitalisaatiopotentiaalin näkökulmasta.
Digitaitava kunta on hyvinvoiva kunta. - Sirpa Paatero 2022
Kesto
1.8.2022 – 31.10.2024
Valtionvarainministeriö
250 000 €
Projektin tavoitteet
Digiakatemian tavoitteena on tukea organisaation käytännön prosesseja ymmärtävää henkilöstöä ja antaa heille työvälineitä ja rohkeutta digitalisaation läpiviemiseen. Käytännön prosesseilla tarkoitetaan esimerkiksi talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja koskien tilauksesta ostolaskuun, myyntilaskuprosessia kokonaisuutena, rakennusluvan hakemista ja sen päätöksentekoa. Digiakatemiassa koulutettavista osaajista ei kouluteta tietotekniikan ammattilaisia, vaan ennemminkin organisaation sisäisiä muutosjohtajia, jotka toteuttavat organisaation johdon strategisia linjauksia ja tukevat mm. tietohallinnon toimintaa.
- Koulutetaan kuntien ja kaupunkien henkilöstöstä digitalisaation osaajia, jotka pystyvät viemään läpi erilaisia digitalisaatiohankkeita omassa organisaatiossaan.
- Tuetaan digitalisaation käytännön toteutusta kaupungeissa ja kunnissa.
- Tuetaan henkilöstöä antamalla työvälineitä ja rohkeutta digitalisaation läpiviemiseen.
- Koulutettavista tulee organisaation sisäisiä muutosjohtajia, ei tietotekniikan ammattilaisia.
Yhteystiedot:
Hanna Kiviranta
Lehtori, tiedolla johtaminen (YAMK)
hanna.kiviranta@samk.fi
Käytännön toimet
- Digiakatemiassa osallistujille koulutetaan perusteituja mm. johtamisen, digitalisaation, tiedolla johtamisen ja robotiikan osa-alueilta. Näitä tietoja yhdistetään ja sovelletaan omassa organisaatiossa toteutettavassa kehittämistehtävässä, jonka toteutusta kouluttajat tukevat.
Digitaalinen oppiminen ja osaamisen kehittäminen
Sähköinen perehdyttämisjärjestelmä (FCG) uusille työntekijöille, kuin pitkän tauon jälkeen töihin palaaville. Järjestelmän avulla voi seurata perehdytyksen etenemistä reaaliajassa. Perehdyttäminen sähköisen perehdyttämisjärjestelmän avulla kehittää perehdytyksen suunnittelua, seurantaa ja raportointia. Järjestelmä muistuttaa, jos perehdytystehtävät ovat myöhässä tai unohtuneet. Järjestelmä on rajapinta Kuntarekryyn ja sillä luodaan tasalaatuista ja dokumentoitua perehdytystä.
Digiosaamisen yleinen kartoitus sekä niiden kehittämisen suunnittelu. Kehittämisprojektin tavoitteena oli saada käsitys kaupungin työntekijöiden digiosaamisesta ja laatia käytännöllinen suunnitelma osaamisen kehittämiseen siten, että kaikilla olisi työnsä kannalta vaadittavat digiperustaidot. Taidot kartoitettiin ensin digikyselyn pohjalta. Kehittämissuunnitelmassa painotettiin uudistumiskykyä, digiperustaitoja sekä digierityisosaamista. Kehittämistyö toteutettiin kaupungin käytännön tarpeesta. Kehittämistyön tuloksena todettiin myös, että esihenkilö on paljon vartijana myös digiosaamisen suhteen. Suunnitelman haasteena on henkilöstön ajankäyttö ja erityisesti se, miten henkilöstö ehtii kouluttautua kiireisessä työarjessa?
Kehittämistehtävän tavoitteena oli selvittää mahdollisuuksia luoda koulutusjärjestelmä nykyisillä käytössä olevilla järjestelmillä tai käyttää jo olemassa olevaa järjestelmää. Arvioitiin, minkälaisesta koulutuksesta olisi hyötyä henkilöstölle. Ensiajatuksena oli, että materiaali tehtäisiin itse, ja ajantasaisuuden tarkistaminen jäisi ICT:n vastuulle, mutta tämä olisi vaatinut paljon työtä muutamalta henkilöltä.
HR oli jo keskustellut Eduhouse-koulutusjärjestelmästä, ja sen esittelyyn saatiin kutsu. Järjestelmä voitaisiin ottaa käyttöön 3000 henkilölle sekä luottamushenkilöille. Eduhouse tarjoaa monipuolisesti eri aihealueiden ja tasojen koulutuksia, kuten opintokokonaisuuksia, podcasteja ja livetilaisuuksia. Tämän kautta henkilöstö pääsisi ajantasaisiin koulutuksiin ja aiheisiin nopeammin kuin itse tehtynä ja ylläpidettynä.
Eduhouse mahdollistaa myös käyttäjille tai ryhmille räätälöityjen opintokokonaisuuksien luomisen työtehtävien tai osaamistarpeen mukaan. Vaikka henkilöstön verkkokoulutusten käyttö on ollut vähäistä, se on parantumassa. Järjestelmän tunnettuus intrassa ja viestinnässä ei ole vielä tavoittanut valtaosaa käyttäjistä. Viestintää esihenkilöille parannetaan, jotta tieto välittyisi paremmin henkilöstölle. Toivottavasti Eduhousen käyttö vilkastuu kevään aikana ja henkilöstö alkaa hyödyntää järjestelmää enemmän oman osaamisensa kehittämisessä.
Opettajan työ ja arviointi on yhä enemmän siirtynyt päätetyöskentelyksi Wilmaan viimeisen viidentoista vuoden aikana. Oppilasryhmien suurentuessa ja erityistä tukea tarvitsevien oppilaiden määrän kasvaessa, opettajien aika oppilasta kohden vähenee. Erityisopettajien resurssit eivät riitä tarpeeseen, mikä heikentää opetuksen laatua. Aluksi kehittämisprojektini tavoitteena oli löytää alusta tai ohjelma opettajan ja erityisopettajan yhteistyöhön, mutta tehtävän haasteellisuuden vuoksi keskityin sähköisen arvioinnin ja sähköisten kokeiden käytön lisäämiseen peruskoulussa.
Digitaalisten oppimateriaalien käyttö riippuu opettajan asenteista digitalisaatiota kohtaan. Vaikka oppikirjavalmistajat tuottavat hyvää oppimateriaalia verkkoon, peruskouluissa tehdään vähän digitaalisia kokeita. Sähköisten kokeiden kehitys on painottunut lukioihin ylioppilaskokeiden sähköistymisen myötä. Turun yliopiston Oppimisanalytiikan tutkimusinstituutti kehittää ViLLE-oppimisjärjestelmää.
Kehittämisprojektissani suunnittelin ja toteutin sähköisiä kokeita 5. ja 6. luokkalaisille lukuaineisiin. Pohdin sähköisten kokeiden etuja ja haittoja sekä vertailin saman oppiaineen ja oppilasryhmän kahden eri kokeen tuloksia.
Kehittämistyön tavoitteena aloittavien opiskelijoiden opiskeluvalmiuksien vahvistaminen ja oppiainelähtöinen tuki. Kaikilla opintonsa aloittavilla nuorilla ei ole valmiuksia opiskella lukiossa. Yhdenvertaisempien lähtökohtien takaamiseksi opiskelijat on perehdytettävä siihen, millaisia ovat toimivat opiskelutekniikat ja kuinka eri oppiaineita tulisi opiskella. Lisäksi on varmistettava, että heillä on tarpeelliset tvt-taidot. Erityisesti on tuettava niitä, joiden opinnot eivät ota käynnistyäkseen. Digitaalisten taitojen taso opiskelijoiden keskuudessa on muuttunut, ja kaikki eivät välttämättä hallitse lukio-opiskelussa tarvittavia perustaitoja. Tavoitteenamme on luoda prosessi, joka helpottaa lukiolaisten digitaalisen polun aloittamista. Myöhemmin tehdään omat prosessinsa oppimiseen ja valmistumiseen.
Talon, toimijoiden ja tuotantojen tarpeisiin sopivan järjestelmän kartoittaminen. Tilavarausprosessin nopeuttaminen sekä varausten ja tuotantojen hallinnoinnin helpottaminen. Uuden varausjärjestelmän käyttöönotto vuoden 2023 aikana.
Tämän kehittämistyön tavoitteena oli alun perin ottaa Ohjaustaverkossa.fi -palvelu käyttöön Ohjaamossa. Ohjaustaverkossa.fi -palvelu oli monialaisen työskentelyn mahdollistava etäohjaustyökalu, jonka avulla Ohjaamo olisi voinut palvella asiakkaita myös etänä. Palvelu kuitenkin ajettiin yllättäen alas vuoden 2023 lopussa. Kehittämistehtäväni tavoite muuttui tämän myötä, ja nyt olemme ICT-yksikön kanssa selvittäneet muita mahdollisia digitaalisia alustoja, joiden avulla Ohjaamo voisi palvella asiakkaita digitaalisesti.
Tavoitteena oli uusia kaupungin varhaiskasvatuksen tietojärjestelmäkokonaisuus ja ottaa tuotantokäyttöön kauden 2023 aikana uusi ratkaisu. Vanhan järjestelmän kehittäminen loppui kauden 2023 mennessä. Hankinta toteutettiin vaatimusmäärittelyjen ja avoimen kilpailutuksen kautta yhdessä tietohallinnon, varhaiskasvatuksen ja hankintapalvelujen tiimityönä. Uusi järjestelmä otettiin käyttöön syksyllä 2023 kunnan varhaiskasvatuksessa ja yksityisillä palveluntuottajilla 2024 alusta.
Tietojärjestelmien ja prosessien kehittäminen
Kaupungin konsernipalveluiden materiaalipalveluiden yksikkö tarjoaa kaupungin työntekijöille ja sidosryhmille keskitettyjä varasto- ja hankintatoimen palveluita. Yksiköllä on 600 m² varasto, jossa säilytetään kilpailutettuja käyttötavaroita. Varaston toiminnasta vastaa hankinta- ja varastopäällikkö, ja siellä työskentelee lisäksi kolme henkilöä. Aiemmin käytössä ollut Identoin Tk-Matha -järjestelmä ei enää vastannut tarpeita, joten päätettiin hankkia uusi järjestelmä. Uudelle järjestelmälle asetetut kehityskohteet olivat käsityön vähentäminen, raportoinnin kehittäminen sekä tietoturvallinen ja käyttäjäystävällinen käyttäjähallinta.
Kaupungilla on kaksi intraa: koko kaupungin Aaltonetti ja opetustoimen Akkuna. Uuden Aaltonetin myötä Akkuna puretaan, ja opetustoimen oma osio on luotu Aaltonettiin. Tähän osioon on koottu yhteinen sisältö, kuten ohjeistukset ja uutiset. Akkunassa oli aiemmin koulukohtaiset ja rajoitetut sisällöt.
Koulujen päivittäisessä viestinnässä käytetään sähköpostia, Wilmaa, Teamsia, WhatsAppia, tekstiviestejä, verkkoasemia ja ilmoitustauluja. Tavoitteena on siirtää Akkunan toiminnot Teamsiin, parantaa viestinnän sujuvuutta, ja yhtenäistää käytänteet. Ratkaisut sisältävät koulukohtaiset Teamsit, kalenterit, ohjeistukset ja palveluiden helpon saavutettavuuden. Työpajoissa rakennetaan koulukohtaisia tiimejä, ja ohjeistuksia päivitetään palveluportaalin kautta.
Tavoitteena on joustavuuden ja helppouden lisääminen sisällön päivittäjille. Odotuksena on mobiiliratkaisu. Tavoitteena on virtaviivaistaa tiedon jakamista ja vähentää koko henkilökunnan sähköpostijakelua. Näin ollen työntekijöille annetaan enemmän vastuuta. Tavoitteena on yhdistää perusopetuksen intra samaan järjestelmään, jolloin kaupungilla olisi vain yksi intra. Tämä antaa työntekijöille nopeamman pääsyn tarvittaviin työkaluihin ja tietoihin. Organisaation sisäinen tieto on suojattu niin, että vain oikeutetut käyttäjät voivat käyttää tietyntyyppisiä tietoja. Käytössä olisivat rajoitetut käyttöoikeudet.
Luvat, hakemukset ja ilmoitukset tulevat ympäristönsuojeluun sähköpostitse tai etanapostilla paperilomakkeella. Asiat avataan tiedonhallintajärjestelmään (Innofactor Dynasty). Hakemukset tulevat joko sähköpostilla tai paperilomakkeena – nykyinen prosessi on hidas ja manuaalinen. Dynasty-järjestelmän kankeus ja hitaus esim. karttojen lataamisessa – järjestelmä on vanhentunut ja tehoton. Nykyisessä prosessissa moneen kertaan tekemistä – kuulemis- ja tiedonsaantikirjeiden kirjoittaminen, printtaus, allekirjoittaminen ja postitus toistuvat useaan kertaan, mikä lisää työmäärää. Raportointi, valvonta ja viestintä ovat irtonaisia prosesseja – tiedot ja kirjaukset sijaitsevat hajallaan eri paikoissa, mikä vaikeuttaa niiden hallintaa ja seurantaa.
Tavoitteena prosessien optimointi, parempi järjestelmä. Työ tehostuu ja ajansäästöä syntyy automatisoimalla ja yhdenmukaistamalla prosesseja. Vaihtoehtoinen arviointi ja uuden järjestelmän käyttöönotto parantaa tehokkuutta ja käytettävyyttä.
Kehitystehtävän tavoitteena on kartoittaa kaupunkiympäristön toimialan tarvitsemat sähköiset lomakkeet ja toteuttaa ne. Lomakkeiden käsittely tapahtuu tietoturvallisesti, ja tarvittavat tiedot pyritään keräämään kerralla. Manuaalista tiedon keräämistä pyritään minimoimaan. Lomakkeet toteutetaan ePalvelun kautta Eventizer Oy:n lomake-editorilla. ePalvelu on turvallinen tiedonkeruu- ja integraatiopalvelu, jonka avulla tiedot siirtyvät asukkailta viranhaltijoille. Palvelut voidaan integroida portaaliratkaisuihin ja hyödyntää Suomi.fi-tunnistusta. Kaupungilla on sopimus ePalvelun kanssa, ja tietohallinto on aiemmin toteuttanut hulevesimuistutus-lomakkeen. Kartoitus aloitettiin syyskuussa 2023, ja tarpeellisiksi todetut lomakkeet otetaan käyttöön keväällä 2024. Vahingonkorvaushakemus-lomake julkaistaan tammikuussa 2024.
Kaupungin paikkatietopalveluiden tehtäviin kuuluvat paikkatietoaineistojen ylläpito ja kehittäminen, karttojen ja paikkatietoanalyysien laatiminen, paikkatietojärjestelmien pääkäyttäjyyksien hoitaminen sekä osoiterekisterin ylläpito. Yksikössä työskentelee kartastoinsinööri (päällikkö), neljä paikkatietoasiantuntijaa, karttaoperaattori ja paikkatietosuunnittelija. Paikkatietoasiantuntijat saavat vuosittain noin 300–400 palvelupyyntöä kaupungin sisäisiltä asiakkailta ja osallistuvat 20-30 projektiin eri toimialojen välillä. Palvelupyynnöt toimitetaan puhelimitse, sähköpostitse, Microsoft Teamsin kautta ja kasvotusten, mikä aiheuttaa viivästysriskejä. Parantaakseen palvelupyyntöjen hallintaa, paikkatietopalvelut ottavat käyttöön tiketöintijärjestelmän. Järjestelmän käyttöönotto aloitettiin huhtikuussa 2023 osana Digiakatemia-koulutusta. Tämä raportti käsittelee käyttöönottoprojektin tavoitteita ja toteutusta.
Kaupunki on pitkään käyttänyt Schneider Electricsin ylläpitämää Esmikko-kulunvalvontajärjestelmää yli 50:ssä kiinteistössä. Järjestelmä on vanhentunut eikä tue nykyaikaisia tunnistustapoja tai tilojen joustavaa hallintaa. Vuonna 2022 kaupunki aloitti tietohallinnon ja tilapalveluiden yhteisprojektin kulunvalvonnan uusimiseksi. Projektin tavoitteena on järjestelmän hallittu ja kustannustehokas uusinta sekä toiminnan tehostaminen ja rakennusten monipuolisempi hyödyntäminen.
Projektin alkuvaiheessa kartoitettiin järjestelmät ja määriteltiin periaatteet, painottaen avoimia ja turvallisia standardeja sekä kilpailutettavuutta. Ulkopuolisen konsultin avulla tehtiin konseptointi turvallisuusjärjestelmien suunnitteluun. Vuonna 2023 pilotoitiin Lenel-järjestelmää, joka osoittautui sopivimmaksi. Lenel toteutettiin kaupungin tietoverkkoon ja konesaliin. Myös organisaatiolle tehtiin kysely tilojen lukitustarpeista.
Pilottikokemusten perusteella projekti etenee hankintakilpailutuksen valmisteluun, johon liittyy vaatimusten määrittely ja konsulttiyrityksen kanssa tehty yhteistyösopimus. Toteutus jakautuu usealle vuodelle, kattaen kymmenien kiinteistöjen kulunvalvontalaitteiden uusimisen ja käyttäjien kulkutunnisteiden päivityksen. Digiakatemia II:n päättyessä hankintavalmistelut ovat kesken ja kilpailutus käynnistymässä rajoitetulla menettelyllä.
Kaupungilla on käytössä mobiililaitteita sekä henkilökohtaisessa käytössä että yhteiskäytössä, kuten opettajainhuoneissa, päiväkotiryhmissä tai erilaisissa päivystystehtävissä. Mobiililaitteisiin on tarpeen pystyä jakelemaan erilaisia sovelluksia ja asetuksia. Tätä tarkoitusta varten laitteet liitetään etähallintasovellukseen (MDM). Tähän asti käytössä on ollut erikseen lisensoitu tuote. Microsoftin Intunessa käyttäjäkohtaiset lisenssit sisältyvät normaaliin lisensointiin, vain erilliset laitelisenssit ovat lisäksi maksullisia. Näin siirtymisellä toivotaan saatavan säästöä, kun erillisistä mdm-lisensseistä voidaan luopua.
Microsoft Intune on pilvipohjainen päätelaitteiden hallintasovellusperhe, joka tukee Android, iOS/iPadOS, macOS, Windows ja Linux -laitteita. Tässä tehtävässä paneudutaan lähinnä android-mobiililaitteiden etähallintaan. Toteutus on tehty kumppanin kanssa yhteistyössä ja mdm-hallintatyökalun käyttö edistyi hyvin ja käyttöönotto oli jouhevaa.
Kaupungin irtaimen omaisuuden hallinta ei ollut yhtenäistä, vaan käytännöt vaihtelivat suuresti. Omaisuuserien tiedot säilytettiin eri järjestelmissä tai niitä ei ylläpidetty lainkaan. Tavoitteena on saada yhtenäinen järjestelmä koko kaupungille.
Tavoitteena on saada tieto kalustosta, sen sijainnista ja kunnosta sekä edistää omaisuuden tehokasta käyttöä. Lisäksi pyritään parantamaan kirjaamiskäytäntöjä ja ennakoimaan kunnossapito- ja uusimistarpeet. Myös omaisuuden katoamista, hajoamista ja luvatonta käyttöä pyritään estämään.
Kevään ja alkukesän 2023 aikana kartoitettiin mahdollisia järjestelmiä, kuten Trail System, Trackinno, Irtaimistorekisteri.fi ja Spotilla. Esittelyihin kutsuttiin omaisuuden hallintaan osallistuvaa henkilöstöä.
Kaupungin irtaimisto koostuu erilaisista hyödykkeistä, joten järjestelmän tulee soveltua monenlaiseen hallintaan ja olla pilvipohjainen, selaimella ja mobiilisti käytettävä. Järjestelmää tulee pystyä käyttämään joustavasti eri yksiköissä ja toimipisteissä.
Näiden kriteerien perusteella aloitettiin 12 kuukauden Trail-pilottiprojekti syksyllä 2023. Pilotin avulla kerätään käyttökokemuksia järjestelmän hankintasopimuksen määrittelyä varten.
Tässä raportissa käsitellään kaupungin asiakaspalvelun puhelinjärjestelmän nykytilaa ja tulevaisuuden tavoitetilaa. Asiakaspalvelu kohtaa haasteita, kuten puutteellisen tiedon asiakastiedoista asiakkaan soittaessa. Digiakatemian kehittämistehtävän tavoitteena on parantaa asiakaspalvelun laatua, auttaa asiakasneuvojia, ennaltaehkäistä uhkatilanteita, mahdollistaa laadunvalvonta, sekä hyödyntää puheluiden nauhoituksia ja koneoppimista tiedolla johtamisen kehittämisessä. Tavoitteena on myös automatisoida asiakastiedon saanti ja keventää asiakaspalvelijan työtä.
Raportissa käydään läpi kehittämistehtävän kulku, mukaan lukien puheluiden nauhoitusjärjestelmän käyttöönotto turvallisuuden ja laadunvarmistuksen parantamiseksi. Tulevaisuuden suunnitelmissa on asiakastiedon automaattinen tallentuminen CRM-järjestelmään, puheluiden nauhoittaminen laadunvalvontaa varten, nauhoitteiden hyödyntäminen koulutuksessa, sekä tekoälyn avulla tapahtuva avainsanojen tunnistaminen ja analysointi.
Työ on edennyt toteutusvaiheeseen, ja odotamme toimittajiemme saavan työn valmiiksi pian. Tavoitteena on saada ensimmäisiä tuloksia talven aikana. Puheluiden nauhoitus on toteutettu tilapäisellä ratkaisulla, joka parantaa asiakaspalvelijoiden turvallisuutta, mutta ei vielä mahdollista nauhoitteiden automaattista hyödyntämistä.
Tavoitteena on saada digitaalinen asiointipalvelu osaksi tiedonohjausta ja tiedonhallintaa. Tämä tarkoittaa asianhallinnan käytäntöjen sekä asiointipalvelussa syntyvien tietoaineistojen toiminnallisuuksien kehittämistä. Kun digitaalinen asiointi toimii osana tiedonhallinnan ja asianhallinnan kokonaisuutta, se nopeuttaa asioiden käsittelyä, vähentää virheitä, helpottaa työprosesseja ja laskee siten kustannuksia.
Älykäs automaatiojärjestelmä parantaa käyttäjän kokemusta kiinteistöistä parantamalla sisälämpötilaa ja sisäilman laatua. Kaupunki kehittää jatkuvasti automaatiojärjestelmiä energiatehokkuuden ja käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Kaupungilla on käytössä neljä eri järjestelmätoimittajaa noin 50 kohteessa, ja hälytyksiä tulee jopa 100 päivässä, mikä hankaloittaa niiden läpikäyntiä.
Osana Digiakatemia 2.0 -koulutusta kaupungin Toimitilapalvelut päätti keskittää hälytykset yhteen alustaan, tavoitteena helpottaa niiden käsittelyä ja vähentää hälytysten määrää sekä lisätä kiinteistönhoitajan tietoisuutta automaatiojärjestelmän toimivuudesta. Alustana toimii Hailer Oy:n modulaarinen alusta, joka voidaan räätälöidä tilaajan tarpeiden mukaan ja integroida eri järjestelmiin. Alusta mahdollistaa keskustelun ja tapahtumien arkistoinnin.
Kehitystyö on vielä kesken, mutta alustaa on otettu käyttöön pienessä ryhmässä, ja palautteet ovat olleet positiivisia. Tavoitteena on laajentaa käyttöä vuoden 2024 alusta. Alustaan lisätään myös staattista tietoa, kuten kohteiden eri tilat, laitteet ja kiinteistönvastaavat, jotta yhteydenotto olisi helpompaa.
Tavoitteena oli kehittää sähköinen laitetilauslomake, joka korvaa aiemmat versiot. Aiemmin käytössä olleet PDF-lomakkeet tuottivat useampia työvaiheita verrattuna nyt käyttöön otettuun FormBox-lomakkeeseen. Toteutus tehtiin käyttämällä FormBox-lomake-editoria, jonka avulla tiedot lomakkeelta saadaan haettua automaattisesti tilauksen käsittelijälle. Tuloksena saatiin julkaisukelpoinen tilauslomake. FormBoxin kehittyessä voidaan lomakkeen ominaisuuksia lisätä merkittävässä määrin.
Kaupungin työllisyyspalvelut on myöntänyt lähes 15 vuoden ajan harkinnanvaraista Pori-lisää yrityksille, yhdistyksille, järjestöille, säätiöille ja seurakunnille, kun he ovat palkanneet nuoria tai pitkäaikaistyöttömiä. Kesällä 2023 voimaan tullut palkkatukiuudistus muutti tuen ehtoja, jättäen yritykset Pori-lisän ulkopuolelle, mutta tarjoten heille uuden rekrypalkkion. Pori on myös tarjonnut kesätyöpaikkatukea vuodesta 2001 lähtien ja kesätyöseteleitä vuodesta 2018, jotka kattavat osan ysiluokkalaisten palkkakuluista.
Vuodesta 2024 alkaen kaikki tukimuodot siirtyvät sähköiseen Hakosalo-järjestelmään, mikä automatisoi hakemukset, päätökset ja maksut. Kehitystyö alkoi helmikuussa 2023, ja tavoitteena on saada uudet järjestelmät käyttöön vuoden 2024 alussa. Lisäksi suunnitteilla on nuorten kesäyrittäjyyttä tukeva hanke kesälle 2024.
Kehittämistehtävän tavoitteena oli ottaa käyttöön digitaalinen tietoturvan hallintatyökalu. Hallintatyökalun avulla kehitetään tietoturvaa ja tietosuojaa, hallinnoidaan tietoturvariskejä ja -häiriöitä, sekä koulutetaan ja oheistetaan henkilöstöä tietoturvaan liittyvissä asioissa.
Kehittämistehtävän lopputuloksena kaupungilla on otettu käyttöön uusi tietoturvan hallintajärjestelmä, digiturvamalli, kevään 2024 aikana. Uuden ratkaisun avulla on pystytty siirtämään aikaisemmin eri paikoissa sijainneet ohjeistukset yhteen paikkaan, tarjoamaan loppukäyttäjille ajantasaiset tietoturvaohjeet käyttöön sekä parantamaan tietoturvatietoisuutta.
Kehitystehtävän päättyessä ratkaisun implementointi on edelleen käynnissä ja lopullisia tuloksia käyttöönoton kokonaisvaikutuksista odotetaan.
Tiedolla johtaminen ja analytiikka
Talousraportoinnissa raportoidaan eri taloustiedot, kuten budjetit, tulot ja menot. Raportteja tuotetaan säännöllisesti, usein kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittain. Raportit toimitetaan kaupungin johdolle, hallitukselle ja muille sidosryhmille. Tällä hetkellä raportit rakennetaan pääasiassa käsin, käyttäen Exceliä ja muita manuaalisia menetelmiä. Tiedot kerätään eri järjestelmistä ja taulukoista, mikä lisää manuaalisen työn määrää ja alttiutta virheille.
CGI valittiin yhteistyökumppaniksi, koska he tunsivat entuudestaan talousdatan. CGI:llä on valmis tuote nimeltä Kuntapulssi, joka toteutetaan BI-ratkaisuilla ja voidaan räätälöidä kaupungin tarpeisiin. Heiltä saa myös automatisoidut raportit ja niiden ylläpidon.
Power BI mahdollistaa useiden tietolähteiden käytön ja automatisoinnin. Lisenssit on hankittu koko henkilökunnalle, mikä helpottaa teknologian käyttöönottoa ja hyödyntämistä laajasti organisaatiossa.
Kehittämistehtävän tavoitteena oli Ohjaamon vaikuttavuuden mittaaminen ohjaus- ja neuvontatyössä saavutettujen ns. vahvojen siirtymien kautta ja niiden kustannusvaikutus julkisen talouden säästöihin.
Vahvoiksi siirtymiksi kustannuslaskelmaan valikoituivat vain seuraavat siirtymät: työllistynyt, saanut opiskelupaikan, osa-aikatyöllistynyt, palkkatukityöllistynyt sekä syrjäytyneen nuoren tukeminen Ohjamaamon ennaltaehkäisevien, psykososiaalisten palvelujen avulla niin, ettei asiakas ole tarvinnut syvempää palvelua.
Ohjaamolla käytössä olevaan kävijätilastointisovellukseen ”Ohjaamotilastot.fi” kohtaan kysymykset merkitään aina vahva siirtymäkoodi, mikäli sellainen on todennettavissa asiakastapaamisen jälkeen. Nämä siirtymät viedään kuukausitasolla erilliseen excel-laskentataulukkoon, josta selviää kunkin siirtymän julkiselle taloudelle saavutettu kustannussäästö. Säästöistä kertyneet summat vähennetään Ohjaamon vuosikuluista, ja näin saadaan estimaatio. Ohjaamon ohjaus- ja neuvontatoiminnoilla aikaansaaduista julkisen talouden kokonaissäästöistä.
Tavoitteena on innostaa kaupunkilaisia ja jakaa tietoa kaupunkilaisten hyvinvoinnista info-graafien avulla sekä tarjota aiheeseen liittyviä vinkkejä. Viestintää tehdään positiivisesti ja helposti lähestyttävästi kaupungin somessa.
Kehittämistehtävän tavoitteena on luoda strategia- ja hyvinvointiyksikön yhteinen some-viestintästrategia tietyn sapluunan mukaisesti. Tarkoituksena on hyödyntää kaupungin olemassa olevia some-kanavia, huomioida eri kohderyhmät ja kehittää yhtenäinen tyyli sisältöjen tuottamiseen.
Yhteistyötä tehdään strategia- ja hyvinvointiyksikön, hyvinvointitiimin ja viestinnän kanssa. Hyvinvoinnin some-sivut otetaan käyttöön vuoden 2024 alusta. Ennen sitä laaditaan selkeä toimintaohje sisällöntuotantoon, sapluunan käyttöön ja teemat aikataulutetaan.
Kaupungin vuonna 2022 julkaistussa kaupunkistrategiassa digiohjelma on osa "digiälykäs kaupunki" -teemaa. Digiohjelma, joka tukee kaupunkistrategiaa, jakautuu neljään teemaan: paremmat palvelut, prosessit, tiedolla johtaminen ja yrityspalvelut. Ohjelma tekee näkyväksi tietohallinnon ja yksiköiden yhteisen kehittämistyön.
Tietojohtaminen mainitaan kaupunkistrategiassa vain kerran, mutta se on keskeistä kaikessa toiminnassa. Kaupungin tavoitteena on näkyvästi osoittaa organisaation nykytila ja valmistautua tuleviin muutoksiin tekemällä parempia päätöksiä. Tietojohtamisen tiekartan tavoitteena on luoda vakioitu toimintamalli uusien tietojohtamisen tarpeiden prosessointiin ja mallintamiseen toteuttajalle.
Toimintamallin onnistumista mitataan prosessin sujuvuudella ja kustannusten optimoinnilla. Haasteena ovat työvoimakustannukset, joiden minimointi osoittaa mallin toimivuuden. Toimintamallia, nimeltään "Tiedolla johtamisen tarpeesta raportiksi", kehitetään jatkuvasti.
Tavoitteena on käynnistää toimiala- ja yksikkökohtaiset kehittämistyöpajat, joissa kartoitetaan tarpeet ja kehitetään polkuja. Tarpeita kerätään tietohallinnon koordinoimana intranet-lomakkeilla ja työpajakeskusteluilla. Tavoitteena on vakiinnuttaa toimintamalli, jossa tarpeet kuvataan ja käsitellään yhdessä kehitysjanalle asettaen.
Kunnilla ja kaupungeilla on merkittävä rooli alueensa vetovoimaisuuden kehittämisessä. Pelkkä markkinointi ei riitä, mutta sillä voi olla välillisiä vaikutuksia. Esimerkiksi Porin kaupungin Porisuhde-kampanjan keulahahmo Porisuhdeneuvoja Luukkone teki Porista valtakunnallisen puheenaiheen vuonna 2022. Kampanjan todellisen hyödyn arvioimiseksi tarvitaan kuitenkin mitattavaa tietoa, jota voidaan käyttää päätöksenteossa.
Tieto on keskeinen pääoma, jota julkisten organisaatioiden tulisi hyödyntää. Porin kaupungin matkailu- ja markkinointiyksikön tavoitteena on pitää nykyiset asukkaat Poriin ja houkutella uusia asukkaita, matkailijoita, investointeja ja tapahtumia. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi on tärkeää käyttää dataa päätöksenteossa ja kehittämistoimenpiteissä. Dataa on saatavilla paljon, mutta sen kokoaminen ja analysointi on keskeistä.
Kehittämissuunnitelman tavoitteena on selvittää, mitä dataa matkailu- ja markkinointiyksikkö saa eri kanavista, miten sitä hyödynnetään ja analysoidaan, sekä miten tietoa voitaisiin hyödyntää paremmin. Lisäksi pohditaan, mitä muuta tietoa pitäisi kerätä ja pilotoidaan käyttötarkoitukseen tehtyä alustaa.
Digitalisaatio on keskeinen teema kaupungin strategiassa, jossa korostetaan ajantasaisen tiedon hyödyntämistä johtamisessa ja palvelujen parantamisessa. Kaupungille rakennetaan ICT-yksikön toimesta digistrategiaa. Digitaalisen murroksen myötä kuntaorganisaatioiden on omaksuttava uusia teknologioita ja prosesseja vastatakseen kehittyneeseen kysyntään ja laajentaakseen mahdollisuuksiaan. Muutoksen tueksi tarvitaan välineitä, jotka auttavat sen toteuttamisessa ja kestävän käyttöönoton varmistamisessa.
Harjoitustyön tarkoituksena on sitoa Taideoppilaitoksen - Musiikkiopiston markkinointitoimenpiteet numeerisesti Musiikkiopiston tavoitteisiin sekä rakentaa mittaristo, jolla tavoitteiden toteutumista voidaan seurata ja näin sopeuttaa markkinointitoimenpiteet vastaamaan tavoitteita ja niiden toteutumista. Musiikkiopisto toimii Itä-Uusimaalla kahdeksan kunnan alueella. Jokainen kunta ostaa Musiikkiopistolta oppilaspaikkoja tietyn määrän, ja Musiikkiopiston primääriksi liiketoimintatavoitteeksi voidaan määritellä, että kyseiset kuntapaikat ovat jatkuvasti täytettyinä eri kunnissa. Sekundääriksi tavoitteeksi voidaan katsoa musiikkiopiston brändin kehittäminen niin, että Musiikkiopiston palvelut ovat houkuttelevia ja kysyttyjä (vetovoima ja pitovoima), mikä luo painetta kunnille kuntapaikkojen kasvattamiseen.
Musiikkiopiston palvelurakennetta on hiottu muutaman viime vuoden aikana palvelemaan paremmin yhteiskunnan muutoksia sekä tekemään osallistumisen musiikkiharrastukseen matalan kynnyksen palveluksi. Rakenteessa on pyritty entistä selkeämmin huomioimaan harrastaminen, musiikin löytäminen ja musiikin tekeminen. Palvelurakenteessa on selkeä polku, joka auttaa asiakasta etenemään harrastuksessa askel kerrallaan eteenpäin. Samalla on pyritty varmistamaan, että polulle pystyy tulemaan mukaan missä vaiheessa tahansa. Samalla pyritään varmistamaan halukkaille mahdollisuus jatkaa myös ammatillisiin opintoihin. Tulevaisuudessa Musiikkiopiston suorituksia voidaan hyväksilukea myös muissa oppilaitoksissa Koskikanta-tietokannan kautta. Viime aikoina on panostettu paljon myös aikuisten harrastusmahdollisuuksiin.
Tämä kehittämistehtävä kohdistui kaupunkiorganisaation tietojärjestelmäperustaiseen kokonaisarkkitehtuurin hallintaan. Kehittämistyön aikana käynnistettiin uudelleen hallintamallin määrittely 15.7.2021 laaditun tiedonhallintamallin loppuraportin pohjalta. Tässä loppuraportissa esitettyjä toimenpidesuosituksia tarkennettiin samalla vastaamaan nykykäytäntöjä. Kehittämistehtävässä esitettiin polku toteuttaa KA-hallintamalli tiettyjen välivaiheiden kautta kohti tavoitetta, jonka saavutettua kokonaisarkkitehtuurin kypsyystasoa voitaisiin lähteä arvioimaan tilanteessa, jolloin mallin perusteet on käyty läpi ja kunnossa. Keskeistä hallintamallissa on käydä läpi eri arkkitehtuurinäkökulmat ja tiedonhallintayksikön, tässä tapauksessa kaupunkiorganisaation, lakisääteiset vastuut tiedonhallintalakia (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) noudattaen. Näiden vastuiden käsittelystä on kehittämistehtävässä laadittu alustava luonnos. Olennaista kokonaisarkkitehtuurin käyttöönotossa on myös aloittaa organisaation makroprosessien kuvaaminen. Tausta-ajatteluna kokonaisarkkitehtuurin käyttöönotossa on otettu esiin lean-filosofia sen hallintamalliin liittyvän käsitteellisen yhteensopivuuden takia. Koska kokonaisarkkitehtuurin työstäminen on jatkuvaa toimintaa, ei tämänkaltaiselle projektille ole osoitettavissa selkeää loppuajankohtaa, vaan kehittämistyö ja siihen liittyvät tehtävät jatkuvat eteenpäin.
Kaupungin kaupunkikehityksen toimialalla oli tarve tuottaa toimielimille talouskatsaus kuukausittain. Perusteet raportoinnille annetaan kaupungin hallintosäännössä ja kunnanhallituksen antamassa talousarvion noudattamisohjeessa vuodeksi 2024. Työ tehtiin yhteistyössä toimialan talousasiantuntijan kanssa, ja kaupungin tietovarastosta koostettavan talouden BI-seurannan luomisesta vastasi kehityspäällikkö. Tehtävänä oli luoda lautakunnille selkeät, havainnolliset ja riittävällä tasolla informatiiviset talouskatsauksen pohjat kuukausittaiseen talouden raportointiin. Raportointi tuli saada käyttöön vuoden 2024 käyttösuunnitelman seuraamiseksi. Työ tuli saattaa moderneja sähköisiä työkaluja käyttäen tuotantoon. Hankkeen alkaessa saimme tiedon, että johdon työpöydän näkymää päivitetään parhaillaan, jossa yhtenä työvälineistä on taloudellinen seuranta. Tavoitteena oli saada toimialan raportointitarve mukaan koko kaupungin yhteisen johtamisen työkalun, tietovaraston osaksi. Työn tarkoituksena on toteuttaa toiminnallinen opinnäytetyö, jonka lopputuloksena voidaan raportoida toimielimille kuukausittainen talouden toteuma. Tarkoituksena on myös vaikuttaa kaupungin tietovarannosta tuotettavaan uuteen johdon työpöytään niin, että siihen saadaan automaattisesti päivittymään rajapintojen kautta lautakunnalle raportoitavat tiedot.
Kaupungin ja infrastruktuurin kehittäminen
Kaupungilla on käytössä MunSchool koulukuljetusohjelma, jossa on käyttöliittymät huoltajille ja kuljettajille (MunApp). Tätä ohjelmaa ei kuitenkaan käytetä tehokkaasti koko koulukuljetusprosessissa. Varsinkin pienten kyläkoulujen koulukuljetuksia hoitavat liikennöitsijät eivät juurikaan käytä järjestelmää ja näin esim. logistikko ei saa ajantasaista tietoa kuljetusten sujumisesta. Yhtenä syynä tähän tilanteeseen voidaan pitää sitä, että kuljettajat tuntevat kaikki vanhemmat ja viestit välittyvät mm. WhatsAppin kautta.
Tavoitteena on, että kaikki kaupungin koulukuljetukset olisivat hallittavissa MunSchool-ohjelman kautta syksyllä 2024 alkavalla lukukaudella. Tavoite on myös, että kaikki kuljetusoppilaiden huoltajat aktivoituvat MunShoolin käyttöön heille tarkoitetun MunApin kautta.
Sähköiset ohjelmat ja hallintajärjestelmät ovat nyt arkipäivää julkishallinnossa, mutta niiden hyödyntämisessä on vielä parantamisen varaa. Resurssien suuntaaminen koulutukseen voisi auttaa tehokkaamman käytön saavuttamisessa kaikissa ikäluokissa. On virheellistä olettaa, että vanhemmat työntekijät olisivat arkoja sähköisten järjestelmien käytössä, samoin kuin nuorten tietotekniikkataitojen yliarviointi.
Tavoitteena on läpikäydä kaupungin teknisen toimialan arkistojen tietoaineistot ja sopia tietoaineistojen tallennuspaikasta ja tallennusmuodosta siten, että aineistoja voidaan linkittää eri tietojärjestelmiin nyt määritettäväksi tulevan avaimen (pysyvä rakennustunnus) ja muiden asiakirjakohtaisten metatietojen avulla. Pääpainopiste työssä on pitkään ja pysyvästi säilytettävät piirustusasiakirjat, joita hyödynnetään laajasti organisaation eri yksiköissä. Arkistojen tietoaineistot jakautuvat vanhoihin paperiarkistoihin ja uusiin syntysähköisiin aineistoihin, minkä takia asiakirjoja joudutaan käsittelemään osin eri säännöin. Vanhat arkistot on muodostettu omien nimeämiskäytäntöjensä mukaisiin sarjoihin ja uusi syntysähköinen arkisto odottaa ohjeistusta tiedostojen nimeämisestä ja eri tallennusformaattien käytöstä. Kehitystyötä ohjaa Kansallisarkiston määräykset ja ohjeistus, Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, arkistolaki sekä kaupungin määräykset ja ohjeistukset.
Yhteinen kaivuukartta on digitaalinen karttapohjainen järjestelmä, joka mahdollistaa alueen urakoitsijoiden ja kaapelin kaivajien välisen yhteistyön kaivuukohteiden suunnittelussa. Järjestelmä on suunniteltu vähentämään tarpeetonta kaivamista ja asfalttien uudelleen avaamista, mikä puolestaan edistää ekologisempaa ja kestävämpää ympäristörakentamista. Kaivuukartan toiminnallisuudet ovat karttapohjainen käyttöliittymä, reaaliaikainen päivitys, varaukset ja konfliktienhallinta sekä ilmoitukset ja muistutukset.
Projektin taustana on tarve järjestää uudelleen kansiorakennetta ja siivota sisältöä. Verkkolevy on erittäin tärkeä työkalu osastollamme. Käytössä oleva kansiorakenne on rönsyillyt käytön myötä, eikä kaipaamia tiedostoja aina löydä. Uusi rakenne ja järjestys tulisi tukea nykyistä tiimirakennetta ja käytössä olevia työskentelytapoja. Luomme myös käyttöohjeet uudelle kansiorakenteelle. Kehittämisprojekti on osa digitoitujen aineistojen järjestämistyötä ja tukee sähköistä arkistointia. Olen syksyn aikana vetänyt tiimikohtaisia työpajoja, joissa olemme käyneet läpi ehdotusta uudeksi järjestykseksi.
Vuorovaikutteinen kaavahankkeen kotisivu on rakennettu kaupungissa käyttöön otettavalla ArcGIS-paikkatieto- ja kaavoitusohjelmaperheen alustoilla. Käyttäjille näkyvä lopputulos on ArcGIS Onlinen tarinakartta, joka julkaistaan kaupungin nettisivuilla kyseisen kaavahankkeen kohdassa. Tulevaisuudessa linkki kaavahankkeen kotisivulle voidaan yhdistää jo kaavoituskatsaukseen. Tavoitteena on myös, että kaavahankkeen kotisivu kehittyy digitaaliseksi osallistumis- ja arviointisuunnitelmaksi, jota viranomaiset, kaupunkilaiset ja poliitikot voivat seurata koko kaavaprosessin ajan.
Jatkuva tiedotus ja havainnollinen kaavasuunnitelmaan vaikuttavien tietojen esittäminen ovat ensimmäinen kaavan kotisivun tavoite. Toinen tärkeä tavoite on mahdollisuus kerätä palautetta sekä paikkatietoon sidottua tietoa kaupunkilaisilta, yrityksiltä ja asiantuntijoilta eli vuorovaikutus.
Alueen osayleiskaavahanke on ollut käynnissä pitkään ja edennyt jo lähelle ehdotusvaihetta. Hankkeen materiaaleista on ollut otollista suunnitella eri intressitahoja palvelevaa kaavan kotisivua. Materiaalia on valtavasti, ja tärkeimpänä tavoitteena on havainnollistaa ja jäsennellä sitä niin, että eri käyttäjäryhmät löytävät vastaukset juuri heitä askarruttaviin kysymyksiin helposti.
Alueen osayleiskaavahankkeen kotisivu julkaistaan nettiin sen jälkeen, kun kaupunki on hankkinut alustaan tarvittavat lisenssit. Tehty työ perustelee osaltaan tätä hankintaa.
Tässä kehittämisprojektissa kerron kaupungin Maapolitiikka-yksikön maastotöiden siirtymisestä lähes täysin paperiperusteisesta digitaaliseen toimintaan ilman uusia ohjelmistohankintoja loppusyksyn 2022 ja loppusyksyn 2023 välillä. Muutoksen taustalla oli kaupungin päätös siirtää yksiköt uusiin hybriditoimistoihin vuoden 2024 alussa, mikä vaati mittaustöiden jakamisen muuttamista digitaaliseksi, sijaintiriippumattomaksi ja paperittomaksi.
Kuvaan projektin etenemisen suunnittelu-, määrittely- ja kehitysvaiheista aina käyttöönotto- ja ylläpitovaiheeseen asti. Esittelen tuotantoversion parin kuvan avulla. Uusi toimintatapa otettiin käyttöön syksyllä 2023. Kuvaan uuden työtavan prosessikaaviona ja esitän kyselytulokset työntekijöiltä ja esihenkilöiltä, joilla selvitettiin, kuinka hyvin osapuolet pystyivät vaikuttamaan uuteen työtapaan.
Lopuksi pohdin kyselyn tuloksia, vertailen toteutettua tapaa uuden sovelluksen hankintaan ja tuon esiin kehityskohteita. Vertaan toteutusta myös kaupungin strategisiin tavoitteisiin.
Tämän työn aiheena oli selvittää korvaava palvelu poistuvan osallistavan karttakyselytyökalun tilalle. Työssä laadittiin ketterän kevyesti yhdessä kunnassa käyttäjäanalyysi sekä markkina-analyysi liittyen osallistavaan karttakyselytyökaluun. Käyttäjäanalyysissä selvitettiin, oliko osallistava karttakysely työkaluna kuinka tuttu ja markkina-analyysissä kuinka paljon markkinoilla on tarjolla korvaavia palveluita suhteessa aiemmin käytettyyn osallistavaan karttakyselytyökaluun. Tavoitteena oli selvittää mahdollinen yhteiskäyttö osallistavalle karttakyselytyökalulle kuntaorganisaatiossa. Selvitystyön aineistot koottiin julkisista lähteistä, erikseen laaditusta käyttäjäanalyysikyselystä ja yrityksiltä saaduista esittelymateriaaleista. Selvitystyöstä saatiin kaksi keskeistä tulosta. Ensimmäinen niistä todensi, että huolimatta siitä, että osallistava karttakyselypalvelu ei ollut kuntaorganisaatiossa kaikille tuttu työkalu, se nähtiin hyödyllisenä tulevaisuuden työtehtävissä kuntaorganisaation useilla eri palvelualoilla. Toinen keskeinen tulos todensi, että poistuvan osallistavan karttakyselytyökalun tilalle ei ollut montaa vastaavaa tuotetta tarjolla Suomen markkinoilla. Löydettiin siis mahdollinen markkinarako.
Tämän kehittämistehtävän tavoitteena oli luoda digitaalinen seurantatyökalu kaupungin ilmasto- ja ympäristötyötä varten. Työkalu luo raamit valmisteilla olevan ilmasto- ja ympäristöohjelman seurannalle ja johtamiselle, tukien samalla kaupungin kestävän kasvun strategisia tavoitteita.
Kehittämistehtävä jakautui kahteen osaan: ilmasto- ja ympäristöohjelman valmistelu kaupunkistrategian pohjalta ja digitaalisen seurantatyökalun luominen. Ohjelmaa valmisteltiin yhteistyössä kaupungin toimialojen, konserniyhtiöiden ja liikelaitosten kanssa, mutta työ on vielä kesken.
Strategian tavoitteiden toteutumisen seurannan prosessia edistettiin rinnakkain ilmasto- ja ympäristöohjelman kanssa. Prosessin tavoitteena on tunnistaa strategiset ohjelmat ja saada ajantasainen tilannekuva strategian toteutumisesta. Ensimmäinen versio seurantatyökalusta kehitettiin tämän prosessin osana, ja sen avulla voi seurata ja päivittää ohjelmien toimenpiteiden etenemistä.
Seurantatyökalu täyttää ilmasto- ja ympäristöohjelman vaatimukset osittain. Jotta työkalu vastaisi täysin ohjelman asettamiin vaatimuksiin, sen tulee huomioida toimenpiteiden lisäksi myös tavoitteet ja vuosittaisen mittaritiedon seuranta. Työkalu tarvitsee edelleen kehittämistä, jotta se vastaisi paremmin ilmasto- ja ympäristöohjelman vaatimuksia ja toisi arvoa käyttäjilleen, kuten asukkaille ja muille sidosryhmille.
Kehittämistehtävän tavoitteena on ottaa käyttöön Buildie-sovellus kaupungin kunnallisteknisissä palveluissa infran rakentamisen ja kunnossapidon hallintaan. Mobiililaitteilla käytettävä sovellus parantaa vuorovaikutusta hankkeiden osapuolten välillä, dokumentointia, reaaliaikaista tiedonsiirtoa sekä säästää aikaa ja kustannuksia.
Buildie-sovelluksen avulla on saavutettu erityisesti reaaliaikaiseen tiedonsiirtoon liittyvät tavoitteet, ja sen avulla voidaan seurata työmaan etenemistä sekä dokumenttien ja mittausten muodostumista. Uusimman työnohjausosion käyttöönotto on helpottanut maastohavaintoihin perustuvien työtehtävien listaamista, työnjakoa ja aikatauluttamista. Tehtävien ohjaaminen työntekijöille on helpottunut paikkatiedon ja valokuvien avulla, mikä vähentää sanallisen selittämisen tarvetta. Työnjohto ei myöskään tarvitse kysellä tehtävien perään, koska työntekijät voivat kuitata tehtävät valmiiksi sovelluksessa.
Palveluiden kehittäminen ja asiakaskokemus
Kehittämisprojektissa keskityttiin päätöksenteon dokumenttiprosessin (esityslista- ja pöytäkirja) sujuvuuteen. Projekti toteutettiin loppuvuodesta 2023 ja alkuvuodesta 2024. Tämän perusteella rakennettu valmistelun ja päätöksenteon dokumentoinnin prosessit otettiin pysyvästi käyttöön helmikuussa 2024. Keskeisinä toimenpiteinä prosessin muutokseen olivat: 1. Ongelmakohtien etsiminen. 2. Muutoksien suunnittelu prosessiin 3. Prosessin käyttöönotto: koulutuksilla ja ohjauksella muutosten jalkauttaminen käytäntöön Projektin lopussa todettiin, että listaprosessin kehittämistyö onnistui tavoitteessaan sujuvoittaa esityslistaprosessia. Kuitenkin havaittiin, että kehitettävää löytyy vielä vaiheessa, jossa valmiit päätökset viedään käytäntöön. Tältä pohjalta kehittämistyötä jatketaan vielä digiakatemian jälkeen.
Tässä kehittämistehtävässä laadin digitaalisen prosessikuvauksen kasvun ja oppimisen toimialan laadunhallinnan kokonaisuudelle. Kehittämistehtävän tavoitteena oli koota yhteen näkymään laadunhallinnan taustalla oleva normiohjaus, paikalliset tavoitteet ja niistä johdetut käytännön toimintamallit vastuuhenkilöineen. Prosessikuvauksen kautta lukuvuosittain toistuvat laadunhallinnan elementit ovat toiminnan eri tasoilla selkeästi taustoitettuina, ja niihin liittyvät toimenpiteet on ohjeistettu, vastuut ja aikataulut kuvattuina. Tätä kehittämistehtäväraporttia laatiessa työ on vielä kesken, mutta alustava palaute on ollut myönteistä. Toivon, että prosessikuvauksen myötä se hyvä, mitä ulkopuolisella rahoituksella on saatu käynnistettyä, kiinnittyy helpommin osaksi arjen työtä, kun hankkeen myötä mahdollistunut työaikaresurssi laadunhallinnan koordinoinnin ympärillä päättyy.
Kaupungissa on noin 20 käytössä olevaa kassaa, joilla on kaikilla sama organisointi. Tämän lisäksi on todettu tarve tilapäiselle mahdollisuudelle suorittaa maksuja tilanteissa, joissa ei ole käytössä kassaa. Samalla tulee selvittää, onko kaikkien olemassa olevien kassojen organisointi tarpeen mukainen, vai voitaisiinko selvitä kevyemmällä organisoinnilla. Huomioitava esim. järjestelmäkassan ja maksupäätteen kuukausihinnat. Tällä hetkelläkin eri yksiköissä on asiakkaita, jotka eivät normaalielämässään käytä käteisrahaa tai pankkikortteja, varsinkin nuoremmat asiakkaat. Kassanhoitajan turvallisuus kasvaa, mitä vähemmän kassaan tulee käteismaksuja. Samalla on otettava huomioon maksamisturvallisuus sekä kaupungin että maksajan näkökulmasta. Sisäisen valvonnan ja kontrolliympäristön varmistaminen. Väärinkäytösmahdollisuuden eliminointi organisoimalla maksaminen organisaation prosessien mukaiseksi.
Kirjastojen omatoimipalvelut ovat yleistyneet voimakkaasti 2010-luvulla sekä Suomessa että maailmanlaajuisesti. Suomessa jo kolme neljästä kunnasta tarjosi omatoimipalveluja vuonna 2022. Omatoimikirjastot lisäävät kirjastojen käyttöä ja ovat suosittuja asiakkaiden keskuudessa. Ne tarjoavat laajempia aukioloaikoja ja tasapuolisuutta palvelujen saatavuudessa. Aluehallintovirasto on tukenut kuntia omatoimipalvelujen kehittämisessä yli kymmenen vuoden ajan.
Omatoimikirjasto on kirjasto, jossa on järjestelmä asiakkaiden omatoimiseen käyttöön. Tällaisissa kirjastoissa asiakkaat voivat toimia myös ilman henkilökuntaa paikalla. Omatoimikirjastoissa voi lainata ja palauttaa aineistoa, käyttää tietokoneita, lukea lehtiä ja tehdä työtä tai kokoustaa.
Omatoimipalvelut, kuten kirjastot, vastaavat tähän muutokseen muokkaamalla palvelujaan ja toimintojaan vastaamaan prosumerismin kasvavaan trendiin. Kaupungin kirjastot tarjoavat omatoimipalveluja useissa sivukirjastoissa sekä pääkirjastossa. Askelmerkit-hanke on mukana kehittämässä omatoimipalveluita kuudessa sivukirjastossa.
Kehittämisprojektissa tehtiin kirjastossa erilaisten aineistojen esittelyä varten QR-koodeja. Näitä koodeja tehtiin viisi, jotka sijoitettiin kyseisen aineiston yhteyteen hyllytasolle. QR-koodien avulla pyritään samaan asiakkaat kiinnostumaan lasten- ja nuortenkirjallisuudesta, science fictionista, sotakirjallisuudesta, runoista ja kielikursseista.
Kehittämisprojektin tavoitteena on aineiston esittelyn ja lainaamisen lisääntymisen ohella digiopastuksellisesti tutustuttaa asiakkaat QR-koodi lukuohjelmiin ja lukuohjelmien käyttöön. Digiopastus kun kuuluu lukemisen edistämisen tapaan kirjaston perustehtäviin. Mikäli QR-koodien käyttö osoittautuu suosituksi, on niiden käyttöä mahdollista laajentaa kirjaston muihin aineistoihin, toimintoihin sekä myös muihin kirjastoihin.
Kaupungissa perustettiin tarvehuomioiden oma neuvontapiste matalan kynnyksen palveluksi erityisesti vieraskielisille, erityisesti ukrainalaisille, maahanmuuttajille. Piste toimii kerran viikossa kirjaston tiloissa, ja sen malli pohjautuu muiden kaupunkien vastaaviin ratkaisuihin. Projektissa hyödynnettiin Jyväskylän yliopiston gerontologian maisteriohjelman projektikurssilla laadittua suunnitelmaa ja maahanmuuttajien tarpeista ja kokemuksista on kerätty runsaasti tutkimustietoa.
Toiminnan tehokkuutta mitataan kävijämäärillä ja asiakaspalautteella, ja seurantaa hoitaa kaupungin moniammatillinen kotouttamisen työryhmä. Viestinnän riskitekijöitä ovat viestintäongelmat ja tiedon puute palveluntarjoajan ja asiakkaiden välillä. Siksi tärkeää on osallistaa maahanmuuttajien yhteisö toiminnan kehittämiseen. Digitaalisen viestinnän kehittäminen sisältää sivujen päivittämisen ja digitaalisen alustan luomisen asiakkaiden ja koordinaattorin väliseen yhteydenpitoon ja palautteenkeruuseen. Lisäksi materiaalin tulisi olla saatavilla useilla kielillä, ja henkilökohtaisen avustajan etsiminen kielitaitoa vaativiin tehtäviin on käynnissä.
Kaupungin oppilaaksiottoprosessi koostui useista irrallisista prosesseista ja manuaalisista toimenpiteistä. Prosessi haluttiin tehdä selkeämmäksi ja kokonaan sähköiseksi asiakkaiden käyttökokemuksen parantamiseksi. Sähköistäminen helpottaa myös hallinnon työtä. Parhaan lopputuloksen saavuttaminen edellytti ympäristön perusasioiden siivousta, harmonisointia.
Kehitystoimenpiteet kohdistuivat seuraaviin järjestelmämuutoksiin ja oppilaaksiottoprosessin toimintoihin:
- Primus-Wilma ympäristön käyttöliittymien, kenttäasetteluiden ja tietosisällön harmonisointi kieliversioiden välillä.
- Primus käyttäjäryhmien siivous. Uudelleenmäärittely
- Primus käyttäjäryhmien käyttäjien ja käyttöoikeuksien muutokset
- Primus latausproseduurien, integraatioiden määrittely ja toteutus
- Perusopetukseen ilmoittautumislomakkeet tulostettavasta PDF-muodosta sähköiseksi lomakkeeksi Wilmaan
- Kouluun ilmoittautumisen sähköistämisen kehittäminen ja laajentaminen / Suomi.fi käyttöönotto
- Oppilaaksioton vuosikellon luominen koko oppilaan opetuselinkaaren ajalle, Kasvun ja oppimisen hallinnolle ja koulujen hallinnolle
Kehittämistehtävän tavoitteena oli mahdollistaa osallistuvan budjetoinnin ratkaisu kaupungilla teknisestä näkökulmasta. Osallistuva budjetointi tarjoaa kuntalaisille mahdollisuuden vaikuttaa ja ideoida kaupunkiympäristön kehittämistä. Vuoden 2023 talousarviossa tähän oli varattu 40 000€, ja tavoitteena oli pilotoida tekninen ratkaisu ja toteuttaa ideoita. Projektissa korostuivat kaupungin arvot: Yhdessä, Toisiamme arvostaen, Rohkeasti ja Vastuullisesti.
Tekninen toteutus perustui kaupungin digitaalisten palveluiden alustaan (Microsoft Dynamics 365, D365). Ratkaisu oli määritelty ja tuotteistettu aiemmin osana "Älykäs asiointi" -hanketta. Ruotsin ja englannin käännöstyöt lisäsivät kustannuksia. Projektiin rekrytoitiin määräaikainen osallisuuskoordinaattori ja mukana oli laaja toimialojen ja yksiköiden osallisuustyöryhmä.
Projekti jaettiin vaiheisiin: Ideoiden jättäminen, käsittely, äänestys ja tulokset. Kuntalaisille luotiin Osallistuva budjetointi -sivusto ja kaupungin toimialoille käsittelijän käyttöliittymä. 21 henkilöä toimialoilta sai lisenssit ja perehdytyksen. Ensimmäisessä vaiheessa jätettiin 382 ideaa, joista 32 valikoitui äänestykseen. Ideoita äänestettiin 2467 kertaa ja 12 ideaa siirtyi toteutukseen.
Kaupungin ylläpitämissä ruokaloissa lounastaa päivittäin yli 10 000 lounastajaa, joista suurin osa on perusopetuksen koululaisia, varhaiskasvatuksessa olevia lapsia ja opettajia. Vuositason raaka-ainekustannus on noin 2 miljoonaa euroa, ja toiminnalla on merkittävä CO2-vaikutus.
Kaupunki uudistaa parhaillaan omavalvonnan tietojärjestelmäänsä, jotta ruokahävikin seurannalle olisi mahdollisimman hyvät edellytykset. Samalla rakennetaan tiedolla johtamisen järjestelmää, jonka ensimmäiset mittarit on jo julkaistu. Arvioiden mukaan noin 20 % kaupungin valmistamasta ruoasta päätyy jätteeksi.
Hankkeen avainarvot ovat kaupunkitalous, ympäristö ja kestävä kehitys, ja yleinen tavoite on puolittaa ruokahävikki. Digiprojektin tavoitteena on avustaa ja mahdollistaa tämän yleisen tavoitteen saavuttaminen. Digitalisoinnin avulla ensimmäisen vaiheen tavoitteena on visualisoida päivittäinen tilanne tiedolla johtamisen alustalla. Seuraavassa vaiheessa pyritään automaattiseen analysointiin ja siihen perustuvan ennustemallin luomiseen.
Työssä selvitettiin kaupungin luontomatkailumarkkinoinnin kehittämistarpeita ja mahdollisuuksia yhteistyön ja digitaalisten työkalujen näkökulmasta. Tavoitteena oli varmistaa luontokohteiden ja -reittien markkinoinnin paikkansapitävyys, ajantasaisuus, luotettavuus ja asiakasystävällisyys kaikissa asiakaspolun vaiheissa. Lisäksi haluttiin lisätä markkinoinnin ymmärrystä uudessa luontopalvelustrategiassa ja turvata siihen tarvittavat resurssit sekä tukea valtakunnalliseen Luontoon-palveluun liittymistä.
Nykytila-analyysin mukaan luontomatkailumarkkinointi tehdään pääosin matkailu- ja markkinointiyksikössä, mutta laadukas sisältö edellyttää yhteistyötä eri toimialojen ja yksiköiden välillä. Tavoitteiden saavuttaminen vaatii toimivaa yhteistyötä ja järjestelmiä tiedon tallentamiseen ja hyödyntämiseen.
Tuloksena todettiin, että Luontoon-palvelun hyödyntäminen vaatii ajantasaista Lipas-järjestelmän sisältöä ja laajempaa yhteistyöryhmän koordinointia. Porin osalta on ratkaistava tiedonsiirto ArcGIS Onlinesta Lippaaseen manuaalisen työn välttämiseksi. Lisäksi tarvitaan yksityiskohtainen vastuumatriisi, jotta palautteiden ohjaaminen olisi helpompaa.
Muut kehittämisprojektit
Tavoitteena sähköisen henkilöstöetuuden käyttöönotto 1.1.2024. Sovittiin, että HPK palvelut Oy (tuottaa mm. kaupungin ICT- ja palkkapalvelut) kilpailuttaa sähköisen henkilöstöedun. Tarkennettiin kilpailutuksen ehtoja: Sähköinen maksuväline tulee toteuttaa mobiilisovelluksena. Työntekijä hallinnoi itse omia ostojaan. Kilpailutus toteutettiin avoimella menettelyllä ajalla 6.9.2023-27.9.2023. Hyväksyttiin ainoa tarjoaja Smartum.
Kehittämistehtävän tavoitteena oli rakentaa liittymä Nuorisopassin ja kaupungin oppilashallintojärjestelmän välille. Liittymän rakentaminen yhteistyössä ohjelmatoimittaja Otiumin kanssa lähti liikkeelle keväällä 2023. Nopeassa tahdissa järjestettiin palavereita liittymän yksityiskohtien ratkaisemiseksi, ja elokuussa 2023 päästiin testaamaan liittymää. Tuotantokäyttöön liittymä saatiin 1.9.2023.
Liittymän tarkoituksena oli helpottaa Porin kaupungin Nuorisopassin pääkäyttäjien työmäärää ja pitää Nuorisopassissa olevat oppilastiedot ajantasaisina. Ennen liittymää tiedot siirrettiin manuaalisesti käyttäen CSV-tiedostoa, ja siirto tehtiin tarpeen vaatiessa. Tämä tarkoitti, että tiedot Nuorisopassissa saattoivat olla useamman viikon tai jopa kuukausien vanhoja.
Liittymän käyttöönotto sujui hyvin, ja tuotantokäyttö on lähtenyt toimimaan oppilastuonnin osalta ilman ongelmia. Liittymällä tuodaan myös oppilaille ryhmätietoja, mikä toimii hyvin. Näillä ryhmillä hallinnoidaan Nuorisopassissa etuja, eli tietyt edut näkyvät tietyissä ryhmissä olevilla oppilailla, esimerkiksi vuosiluokan mukaan.
Nuorisopassin hallintasovelluksessa on mahdollista ylläpitää myös ns. lisäryhmiä, joilla voidaan antaa etuja tietyille pienemmille ryhmille, joita ei liittymän kautta ylläpidetä. Tässä toiminnossa on vielä haasteita, joita selvitellään yhdessä ohjelmatoimittajan kanssa.
Hankintayksiköiden tehtävänä on huolehtia oman hankintatoimintansa riittävästä ohjeistamisesta. Organisaation taloussäännössä, hallintosäännössä tai vastaavassa voidaan antaa määräyksiä hankintatoiminnasta ja sen ohjeistamisesta organisaation muussa ohjesäännössä. Hankintalaki muuttui vuonna 2016, mikä toi mukanaan muutoksia hankintatoiminnan käytäntöihin.
Hankintojen organisointi tapahtuu siten, että toimialojen hankintavastaavat koordinoivat hankintoja. Lisäksi konsernin sisäinen hankintatyöryhmä kokoontuu 2–3 kertaa vuodessa. Toimialoille laaditaan hankintasuunnitelmat, ja hankintakalenterin käyttöönotto auttaa suunnittelussa ja seurannassa. Pienhankintarajoja on myös muutettu, mikä vaikuttaa hankintakäytäntöihin.
Kehittämisprojektissa keskityttiin päätöksenteon dokumenttiprosessin (esityslista- ja pöytäkirja) sujuvuuteen. Projekti toteutettiin loppuvuodesta 2023 ja alkuvuodesta 2024. Tämän perusteella rakennettu valmistelun ja päätöksenteon dokumentoinnin prosessit otettiin pysyvästi käyttöön helmikuussa 2024. Keskeisinä toimenpiteinä prosessin muutokseen olivat: 1. Ongelmakohtien etsiminen. 2. Muutoksien suunnittelu prosessiin 3. Prosessin käyttöönotto: koulutuksilla ja ohjauksella muutosten jalkauttaminen käytäntöön Projektin lopussa todettiin, että listaprosessin kehittämistyö onnistui tavoitteessaan sujuvoittaa esityslistaprosessia. Kuitenkin havaittiin, että kehitettävää löytyy vielä vaiheessa, jossa valmiit päätökset viedään käytäntöön. Tältä pohjalta kehittämistyötä jatketaan vielä digiakatemian jälkeen.
Partnerit
