PK-yritysten haasteet ohjelmistorobotiikan käyttöönotolle

Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen on luonnollisesti pisimmällä suurissa konsernimuotoisissa yrityksissä, joilla tarpeet ovat selkeät, käyttökohteet moninaiset ja hallinto oman IT-osaston käsissä. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä käyttö on sen sijaan huomattavasti vähäisempää, ja mitä pienemmistä yrityksistä on kyse, sitä marginaalisempaa on myös käyttö. Sama periaate koskee myös tietoisuutta ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksista.

Jatkuvasti kiristyvässä kilpailussa pärjätäkseen yritysten tulee keskittyä kahteen avaintekijään: tehokkuuden parantamiseen ja innovointiin [2]. Näistä ensimmäiseen tehokas ratkaisu on prosessien automatisointi digitalisoinnin avulla (Digital Process Automation, eli DPA) osana digitaalista transformaatiota (Digital Transformation). Prosessien automatisoinnin tavoitteena on laajentaa yrityksen digitaaliset ratkaisut osaksi asiakkaiden, toimittajien ja partnereiden luomaa yhteistä palvelukokemusta. Tämä muutos luo yrityksiin lukuisia kokonaan uusia digitaalisia prosesseja, jotka puolestaan tuottavat erilaisia syötteitä numeerisen datan tai dokumenttien muodossa. Näiden syötteiden määrä kasvaa räjähdysmäisesti, jolloin myös niiden käsittely ja muokkaus hyödynnettävään muotoon vie ennakoimattoman paljon aikaa. Juuri näihin haasteisiin ohjelmistorobotiikka on tehokas ratkaisu.

Päällimmäisenä hyötynä ohjelmistorobotiikalla tavoitellaan tehokkuutta ja ajansäästöä . Siinä missä ihminen kykenee tekemään yhden toimen, botti voi samassa ajassa tehdä kymmeniä vastaavia toimenpiteitä, toki prosessista riippuen. Tavallisesti botin avulla toteutettu ratkaisu on myös luotettavampi, eikä sen toiminta rajoitu työaikoihin. Botti toimii 24/7 ja käynnistyy joko käyttäjän hyväksymänä tai automaattisesti jostain tietystä syötteestä. Lisäksi tylsien työtehtävien automatisointi parantaa työtyytyväisyyttä, mahdollistaa työajan paremman kohdentamisen ja kasvattaa asiakasarvoa. [5]

Prosessin robotisointi on harvoin paras ratkaisuvaihtoehto. Olemassa olevien ohjelmien laajentaminen tai uuden, nimenomaisesti kyseisen tehtävän suorittamiseen suunnitellun ohjelmiston hankkiminen  ovat useimmiten nopeampia, taloudellisempia ja pitkäaikaisempia ratkaisuja ja siten myös ensin harkittavia vaihtoehtoja.

Jotta jokin prosessi olisi automatisoitavissa ohjelmistorobotiikan avulla, sen tulee ensinnäkin täyttää useampia reunaehtoja. Mikäli nämä ehdot täyttyvät, voidaan vasta sen jälkeen tarkastella automatisoinnin potentiaalia.

Toteutettavuuden ensimmäinen edellytys on, että valittu prosessi on tietokoneella tehtävä, henkilön toteuttama toistuva prosessi. Sen tulee myös perustua selkeästi sääntöihin ja myös mahdollisen hyödynnettävän syötteen on mieluiten oltava sähköinen, ohjelman tuottama tiedosto tai tietokanta. Prosessin muuttumattomuus ja poikkeusten minimointi varmistavat puolestaan toteutuksen pitkäaikaisuuden ja toimivuuden.

Potentiaali määräytyy prosessin toistuvuudella, jatkuvuudella ja tehtävän ajallisella kestolla. Usein tehtävällä, paljon aikaa vievällä ja pitkään jatkuvalla prosessilla on luonnollisesti suurin potentiaali. Toisaalta yrityksen liiketoiminnan ja strategian kannalta tärkeän prosessin automatisoinnilla saattaa olla huomattavasti suurempi potentiaali, vaikka toistuvuuden ja jatkuvuuden osalta se olisikin jotain toista heikompi. Olennaista on pystyä kriittiseen analyysiin vaadittavista panostuksista, saatavista taloudellisista ja liiketoiminnallisista hyödyistä ja strategisesta merkityksestä. Pikavoittojen tavoittelu muodostuu usein pitkässä juoksussa kaikkein kalleimmaksi valinnaksi.

Tavallisimpia ohjelmistorobotiikkasovelluksia hyödyntäviä yrityksiä ovat talous- ja henkilöstöhallintopalveluja sekä kiinteistö- ja isännöintipalveluita tarjoavat yritykset. Näillä aloilla on paljon toistuvia, paljon työvoimaa sitovia prosesseja, joissa tietoa tallennetaan ja siirretään järjestelmästä toiseen sekä luodaan raportteja ja laskuja.

Ohjelmistorobotiikan haasteet pk-yrityksille

Pk-yritysten perushaaste suuren kokoluokan yrityksiin verrattuna on sopivien prosessien löytäminen. Ensinnäkin prosessin kehitys- ja digitalisaatioaste tulee olla viety riittävän pitkälle ja toisaalta toistojen määrän tulee olla riittävän suuri. Nämä kaksi tekijää määrittävät pitkälti prosessin automatisointipotentiaalin.

Vastaava tilanne on myös prosessien määrittelyssä . Pk-yrityksissä prosessien määritykset ovat usein vajavaiset, eikä myöskään ole selvillä, mitkä niistä ovat ydinprosesseja ja mitkä tukiprosesseja. Entä mitkä prosessit ovat yrityksen toiminnan kannalta olennaisia, mitkä niistä tuottavat yritykselle eniten lisäarvoa ja jos tuottavat, niin kenelle? [6] Onko jokin prosessi olennainen pullonkaula? Entä miten kyseisen prosessin tehostaminen mahdollisesti vaikuttaa muihin prosesseihin?

Kun jokin prosessi seuloutuu robotisoitavaksi, suositellaan ensimmäisten bottien olevan pieniä ja yksinkertaisia POC-tyyppisiä kokeiluja prosessin yksittäiseen vaiheeseen. Niillä testataan botin soveltuvuutta käyttötarkoitukseen ja botin toimintaan yleisesti. Tällaisia ovat esimerkiksi tiedostojen siirrot kansioiden välillä, automaattinen sähköpostivastaus tai tietojen tallennus. Mikäli tämä testibotti toimii odotusten mukaisesti, voidaan sen hyödyntämistä laajentaa seuraaviin vaiheisiin. Pk-yritysten rajallisten resurssien kannalta ”fail fast” on olennainen ohjelmistokehityksen periaate. Näin vältetään isoja epäonnistuneita ohjelmistoprojekteja ja turhan työn tekemistä.

Automatisoinnilla saavutettavat hyödyt

Prosessien osalta pk-yrityksissä työkuorma eri prosesseissa ajankohdasta riippuen saattaa vaihdella merkittävästikin. Valintana onkin, halutaanko puuttua hetkelliseen piikkiin vaiko tasaiseen kuormaan. Liiketoiminnan kasvaminen muuttaa yrityksen toimintamalleja, ja tietojärjestelmien vaihtuminen kasvun mukana on tyypillistä. Nämä tekevät robotisoitavan prosessin valinnasta epävarman ja liikkeellelähtö viivästyy - tai keskitytään kokonaan väärään ongelmaan.

Yrityksille on tarjolla prosesseja ja työvaiheita kartoittavia ohjelmistoja, joilla seurataan ja analysoidaan käyttäjien toimintaa (käytettävät ohjelmistot, avatut työikkunat, tehdyt klikkaukset, työnkulut, jne). Seurannan jälkeen ohjelmisto listaa työvaiheet, joissa toistot ovat suurimpia, ja laskee näiden automatisoinnin potentiaalin. Pk-yrityksille nämä ovat kuitenkin liian kalliita ja usein myös epäkäytännöllisiä lähestymistapoja. Siksi prosessikartoitus perustuukin työntekijöiden omiin kokemuksiin ja mielipiteisiin sekä ”näppituntumaan”. Tällöin vaarana on kuitenkin modulaaristen ”perustoimintojen” jättäminen huomiotta [4].

Olennaiseksi tekijäksi ohjelmistorobotiikan hyödyntämiselle yrityksessä muodostuu ensimmäinen käyttökokemus: positiivinen onnistuminen ruokkii halua jatkokokeiluihin, kun taas epäonnistuminen tai hyötyjen puuttuminen – tai jopa aiheutuvat vahingot – tappavat kokeilunhalun pitkäksikin aikaa. Tämän vuoksi POC- ja Fail Fast -tyyppisistä kokeiluista huolimatta taustatyö on tehtävä huolella ja valitun kohteen on oltava mahdollisimman sopiva.

Riskien hallinta ja mittaaminen

Vain suhteellisen harvassa pk-yrityksessä tosiasiallisesti tiedetään mistä ohjelmistorobotiikassa on kyse, mitä mahdollisuuksia se tuo tullessaan ja mitä sen käyttöönotto vaatii. Tai jos tietoa on olemassa, se löytyy henkilöltä, joka ei välttämättä pysty ”myymään” ajatusta muille yrityksen sisällä. Tästä seuraa, että ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon – tai käyttöönoton hylkäämiseen – haasteet pk-yrityksissä ovat usein myös henkilöityviä. Ne perustuvat henkilöiden heikkoon osaamiseen tai tietämykseen, virheelliseen asenteeseen tai hetkelliseen innostukseen. Tai liikkeelle lähdetään vaillinaisin tiedoin ilman sen tarkempaa suunnittelua tai analyysia, jolloin matkan varrella ilmenevät ”yllätykset” muuttavat alkuperäistä suunnitelmaa, kasvattavat budjettia tai vesittävät koko projektin toteuttamisen.

Ohjelmistorobotiikassa osaaminen on lähes poikkeuksetta henkilöitynyttä ja siksi ongelma sekä yrityksille että palveluntarjoajille. Hyvistä RPA-osaajista on huutava pula, mikä heijastuu sekä tuotantoyrityksiin että palveluntarjoajiin. Rekrytointeja tapahtuu jatkuvasti puolin ja toisin ja siksi toteutettujen bottien dokumentointi ja RPA-osaajien sitouttaminen yritykseen ovat avainasemassa.

Myös henkilöityminen vain yhden henkilön ajamaksi projektiksi on ongelmallinen ja johtaa sitoutumisen puutteeseen tai suoranaiseen vastustamiseen. Henkilöityminen on ongelma myös toteutuneissa RPA-projekteissa, sillä RPA-osaamisen ja -käytön keskittyminen yhden henkilön varaan on jo riski sinänsä. RPA-avainhenkilön lähtemisellä yrityksen palveluksesta on mitä todennäköisimmin tavallista suurempi vaikutus yrityksen liiketoimintaan.

Henkilöhaasteeksi voidaan laskea myös se, miten ohjelmistorobotiikan käyttöönotto markkinoidaan yrityksen sisällä. Perusajatus on, että botilla korvataan henkilön tekemiä työtehtäviä ja se herättää monesti pelkoa oman työpaikan säilymisestä. Mikäli tietoa projektin tavoitteista ei jaeta avoimesti tai henkilöstöä muuten sitouteta riittävän hyvin, henkilöstö alkaa helposti vastustaa käyttöönottoa ja jopa pimittää olennaisia tietoja.

Mitä pienemmästä yrityksestä on kyse, sitä todennäköisemmin yritykseltä puuttuu oma ICT-osaaminen. RPA-hankkeen eteneminen onkin riippuvainen ulkoisen IT-hallinnoijan ja RPA-palveluntarjoajan keskinäisestä koordinaatiokyvystä. Yrityksen tulee joka tapauksessa kokea hallinnoivansa projektia ja mikäli näin ei ole, epävarmuus ja luottamuksen puute saattavat helposti kaataa koko projektin.

Ensimmäinen merkittävä valinta on, kehitetäänkö osaamista talon sisällä vai ostetaanko osaaminen ulkoa palveluna. Molemmissa on etunsa ja haittansa, mutta olennaista on se, että mallin vaihtaminen myöhemmin tarkoittaa useimmiten projektin aloittamista uudelleen alusta. Palveluntarjoajalla ei ole halua eikä useimmiten mahdollisuuttakaan ottaa haltuunsa yrityksen itsensä tekemää bottia ja vastaavasti harvoin yrityksellä on osaamista tai mahdollisuutta kotiuttaa palveluntarjoajan toimesta tehtyä bottia. Molempiin vaikuttavat osaamisen lisäksi mm. ohjelmistovalinta ja lisenssi, bottien toteutustapa ja koodin omistusoikeus. Luotettavan ja liiketoimintaa hyvin tuntevan RPA-kehittäjäkumppanin löytäminen onkin yksi onnistumisen avaintekijöistä. Liiketoimintaymmärrys, tilannekartoitus, tavoitteet, tekniset ratkaisut, elinkaarikustannukset, ylläpito ja riskit ovat asioita, joista kaikista tulee olla hyvä yhteisymmärrys. Vastaavasti epävarmuus investoinnin kokonaiskuluista, hyödyistä ja takaisinmaksuajasta ovat vahvasti investointipäätökseen vaikuttavia tekijöitä. Epävarmuus niissä saa monen vetäytymään potentiaalisestakin projektista.

Järjestelmien nopea kehittyminen ja erityisesti Microsoftin Power Automate -sovelluksen sisällyttäminen osaksi O365-ohjelmistoperhettä on madaltanut kynnystä yritysten sisäisiin kokeiluihin. Lisäksi suosituimmat kaupalliset ohjelmistot (UiPath ja Power Automate) tarjoavat erilaisia itsenäisiä oppimisympäristöjä ja valmiita botteja, joita voi hyödyntää omissa kokeiluissa ja kehityksissä ennen varsinaisen investointipäätöksen tekemistä. Yritystason ratkaisuissa on kuitenkin hyvä hyödyntää palveluntarjoajia, jolloin myös tekniset ratkaisut, tietoturva ja tietojärjestelmä yleisesti tulevat kaikki huomioiduiksi. Pitää myös muistaa, että useimmiten kumppani- ja ohjelmistovalinta ovat toisistaan riippuvaisia, sillä tavallisesti palveluntarjoajat ovat erikoistuneet vain yhteen tiettyyn RPA-ohjelmistoon.

Palveluna ostettava robotiikka on myös osa yrityksen riskienhallintaa. Mikäli kyse on yrityksen liiketoiminnan kannalta olennaisesta toiminnosta, ulkoistukseen sisältyvät riskit tulee analysoida huolellisesti. Botin vikaantuessa pitää olla mahdollisuus – ja osaaminen – vastaavien tehtävien toteuttamiseen käsin. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi laskutus, laskujen maksaminen, tilausten siirto toiminnanohjausjärjestelmään sekä kuljetustilaukset.

Riskienhallintaan liittyvät myös sopimusoikeudelliset asiat ja kustannustason ennakointi. On siis tärkeää pohtia, kuka omistaa oikeudet toteutetun robotin koodiin ja miten yritys voi varmistaa, että kustannustaso ei nouse suhteettomasti järjestelmää skaalatessa.

Harvoin pk-yrityksissä osataan nähdä sitä tilannetta, mikä bottien käyttötarve ja -tarkoitus on kahden-kolmen vuoden kuluttua ja miten alussa tehdyt valinnat vaikuttavat tilanteeseen. Lähtökohtaisesti ajatus on kuitenkin se, että ensimmäisen onnistuneen bottikokeilun jälkeen ilmenee myös muita potentiaalisia käyttökohteita. Jossain kohtaa ollaankin tilanteessa, jossa ylläpidettäviä botteja on useampia, niiden toiminnallisuuksia halutaan laajentaa ja osaamista vaaditaan aikaisempaa enemmän. Tämä korostuu erityisesti keskisuurissa yrityksissä, joissa liiketoiminnan kehittäminen ja digitalisointi ovat avainasemassa.

Liian usein pk-yrityksissä toteutetaan pelkkä robotisointi ja jälkiseuranta jää joko resurssien tai mittareiden puutteen vuoksi ”näppituntuman” varaan. Tästä seuraa helposti virheellisiä johtopäätöksiä ja toimintalinjauksia, jolloin voidaan joko menettää mahdollinen potentiaali tai päätyä tilanteeseen, jossa RPA:n käyttöönotto on loppujen lopuksi vain lisännyt kustannuksia ja vähentänyt työtyytyväisyyttä. Toisin kuin suuremmissa yrityksissä, pk-yrityksissä mittarointiin käytettävät ohjelmistot ja henkilöresurssit ovat kortilla.

Todellisten vaikutusten mittaaminen edellyttää konkreettisten toimintamittareiden määrittämistä, tavoitteiden asettamista ja näiden pohjalta tehtävää vaikuttavuustulosten mittaamista [5]. Nämä kaikki tulee valita ja määrittää ennen projektin käynnistämistä. Toimintamittareiden osalta voidaan hyödyntää robotin itsensä tuottamaa dataa, kuten tapahtumien ja virhetilanteiden lukumääriä sekä prosessiaikoja. Tavoitteet puolestaan koskevat liiketoiminnallisia vaikuttavuuksia, kuten työaikaan, läpimenoaikaan tai palvelumääriin liittyviä tehostuksia . Tavallisesti nämä voidaan määritellä yrityksen liiketoiminnan raportoinnin avulla, jossa pohjadatana on mittareiden tuotokset. Vaikuttavuustulokset määritellään näiden kahden edellä mainitun yhdistelmänä, jossa saadut hyödyt muutetaan euroiksi, työntekijä- ja asiakastyytyväisyydeksi, kiertonopeuksiksi ja tapahtumiksi. Lopullinen analyysi tehdään kokonaisvaltaisten panostusten ja tuotosten suhteesta.

Etenemisen suunta

Tietojärjestelmät tuottavat yhä enemmän dataa ja yhä useamman yrityksen tavoitteena on valjastaa tämä data osaksi päätöksentekoprosessia kilpailuedun ja menestyksen löytämiseksi. Puhutaan siis tiedolla johtamisesta. [3] Ennen hyödyntämistä data on kuitenkin jalostettava oikeaan muotoon ja eri lähteistä tullut data yhdistettävä kokonaisuudeksi. Yhdessä muiden ohjelmistojen kanssa ohjelmistorobotiikka on tehokas työkalu datan keräämiseen ja jalostamiseen, mikä osaltaan kiihdyttää RPA-ohjelmistojen käyttöönottoa.

Ohjelmistorobotiikkasovellukset kehittyvät nopeaa tahtia, tulevat käyttäjäystävällisemmiksi ja laajemmiksi kokonaisuuksiksi ja palveluita tarjoavat yhä useammat tahot. Microsoft Power Automate osana O365-ohjelmistopakettia on mullistamassa ohjelmistorobotiikan kokeiluja ja sitä kautta myös tuotannollista hyödyntämistä. Lisäksi lukuisat eri käyttötarkoituksiin rakennetut valmiit ja ilmaiseksi ladattavat botit madaltavat osaltaan käyttöönoton kynnystä.

Etenemisen suunta on siis selvä: ohjelmistorobotiikan käyttäjien määrä kasvaa edelleen kiihtyvää tahtia ja samoin myös sovelluskohteet. Suurissa yrityksissä ohjelmistorobotiikka on jo arkipäivää, keskisuurissakin yhä yleisempää. Ja samoin kuin muidenkin uusien teknologioiden käyttöönoton osalta, pienet yritykset tulevat tässäkin jälkijunassa. Pienten volyymien vuoksi taloudellisesti järkevät robotisoinnit ovat pienemmissä yrityksissä vähissä, mikä yhdessä edellä mainittujen haasteiden kanssa selittää hidasta käyttöönottoa.

PK-YRITYKSEN TOP 5 -MUISTILISTA

1.Tunnista yrityksen prosessit – ja niiden merkitys yritykselle
Tiedosta, mitkä prosessit ovat merkityksellisiä ja mitkä eivät. Kiinnitä huomiota erityisesti niihin prosesseihin, joilla on välitön vaikutus. Varmista, että ne on mallinnettu oikein ja optimaalisesti, eikä muita muutoksia ole luvassa.

2.Etsi oikea kumppani palveluntarjoajaksi
Ensimmäinen kumppani ei välttämättä tässäkään ole se oikea. Selvitä tarkkaan, mikä on palveluntarjoajan kyky ja halu vastata juuri sinun tarpeeseesi - ja myös kiinnostusta ylläpitää asiakassuhdetta myös jatkossa. Paikallinen pieni ja ketterä tekee yhteistyön usein helpommaksi, mutta ei ole välttämättömyys.

3.Tee perusteellinen analyysi RPA-potentiaalista
Hyödynnä kumppanin osaamista potentiaalin määrittelemisessä ja teetä perusteellinen analyysi. Liikkeelle kannattaa lähteä kokeilulla. Näppituntumalla tehdyt päätökset kostautuvat helposti isoina laskuina. Muista sitouttaa henkilöstöä jo tässä kohtaa, sparraa ja pyydä palautetta.

4.Määrittele tavoitteet, mittarit ja eurot
Tee itsellesi selkeä tavoitelista, aseta mittarit ja niitä vastaavat eurot, lopuksi laske kustannukset ja hyödyt päätöksenteon tueksi. Muista myös elinkaarikustannukset!

5.Tee päätös – ja noudata sitä!
Noudata projektisuunnitelmaa ja vie projekti loppuun asti, älä hairahdu muuttamaan sitä matkan varrella. Mikäli seinä tulee vastaan, niin mieti uusi prosessi ja tee läksyt uudelleen alusta alkaen. Tai sitten totea, että tämä oli tässä ja katkaise kustannusten kertyminen.

[1] Staria: Ohjelmistorobotiikan mahdollisuudet ja taloudelliset hyödyt -webinaari 28.5.2020
https://staria.com/fi/portfolio-items/webinaari-ohjelmistorobotiikan-mahdollisuudet/, katsottu 30.3.2022

[2] Robotic Process Automation and Digital Process Automation: Friend or foe?
https://www.information-age.com/robotic-process-automation-and-digital-process-automation-123476645/, haettu 20.4.2022

[3] Tiedolla johtaminen: hyödyt ja haasteet. https://www.salesforce.com/fi/blog/2020/laadukas-data-mahdollistaa-tiedolla-johtamisen.html, haettu 20.4.2022

[4] Tunnista yrityksesi todellinen potentiaali - webinaari, Workfellow Oy, Kustaa Kivelä, katsottu 26.1.2022

[5] Sisua digital: Käyttöopas automaation vaikuttavuuden mittaamiseen – kuinka suunnitella automaatiota liiketoimintajohtoisesti.

[6] Pohjus, Anne, Prosessitko historiaa tai insinöörien hapatusta, Tiedolla johtamisen keskus BIC, 2022

[7] CFB Bots (2018) The Difference between Robotic Process Automation and Artificial Intelligence. https://medium.com/@cfb_bots/the-differencebetween-robotic-process-automation-and-artificialintelligence-4a71b4834788, luettu 20.9.2022